W obecnej sytuacji pandemii, spowodowanej przez COVID-19, wdrożenie procesu onboardingu online stanowi duże wyzwanie dla wielu organizacji. Spotykamy modele w pełni zdigitalizowane, hybrydowe, gdzie część aktywności wdrożeniowych zaplanowana jest zdalnie, a część w offline. Są także takie, które można przeprowadzić całkowicie na miejscu, w organizacji. Jak zatem przeprowadzić skuteczny i przyjazny onboarding pracownika online?
Jak skuteczny onboarding pozwala zatrzymać pracownika na dłużej?
Wiesz, że nowozatrudniona osoba swoją pełną produktywność osiąga dopiero po okresie około 6 miesięcy?
Właśnie dlatego utrzymanie obecnych talentów w organizacji jest równie ważne (a może nawet ważniejsze), jak pozyskiwanie nowych. Rozmowa kwalifikacyjna to pierwszy etap styku Kandydata z firmą. Wdrożenie możemy traktować jako etap drugi. Przebieg pierwszego etapu wpływa na decyzję kandydata o dołączeniu do organizacji. Przebieg drugiego na to, czy Kandydat pozostanie w firmie dłużej – pierwsze 3 miesiące pracy są często kluczowe dla dalszego zatrudnienia – kiepski onboarding sprawia, że w ciągu roku, aż 25% nowoprzyjętych rezygnuje z pracy (według badania alliedHR).
Onboarding pozwala skutecznie zredukować te liczby, a nawet sprawić, że:
91 proc. pracowników pozostaje w firmie dłużej, jeśli w początkowym okresie zatrudnienia na ich stanowisku została przeprowadzona adaptacja.
Raport „An Employee-Centric Digital Workplace: From Onboarding Through Engagement and Retention”.
Onboarding pozwala obniżyć poziom stresu, który zawsze towarzyszy nowym sytuacjom. Pracownik wie, czego się spodziewać, po dołączeniu do firmy. Działania te umożliwiają też szybsze zbudowanie relacji z zespołem.
Zapoznanie się z kulturą organizacyjną na wczesnym etapie pozwoli natomiast na łatwiejsze wdrożenie się w nią, już od pierwszego dnia pracy. Dzięki szybszemu dopasowaniu do organizacji oraz wdrożeniu do zespołu pracownik jest w stanie skrócić czas osiągnięcia pełnej produktywności i samodzielnego wykonywania swoich obowiązków.
Działania te pozwalają również utrzymać wysoki poziom motywacji do rozpoczęcia nowej pracy. Podtrzymują entuzjazm. Pozwalają też uniknąć straty czasu przy konieczności przygotowania stanowiska pracy oraz załatwienia wszystkich kwestii formalnych – pracownik może szybciej zacząć wdrażać się w obowiązki.
Onboarding pokazuje, że jesteście poważną firmą z poukładanymi procesami, której zależy na kandydatach i pracownikowi. Częstą przyczyną rezygnacji z pracy podczas pierwszych miesięcy jest bowiem różnica pomiędzy tym, co firma sobą reprezentowała podczas rekrutacji, a podczas pierwszych dni.
Onboarding to również akcje, mające na celu poprawić candidate experience oraz wizerunek pracodawcy. Silna marka na lokalnym rynku pozwala natomiast na łatwiejszą rekrutację.
Jakie działania onboarding online możemy wprowadzić?
Poza wypełnieniem wszystkich formalności, wynikających z zatrudnienia, nasze działania mogą dotyczyć wielu innych obszarów.
- Prześlij nowemu pracownikowi elektroniczną rozpiskę godzinową pierwszego dnia lub tygodnia pracy. Znacząco pozwoli to zredukować stres – osoba taka będzie wiedzieć, co ją czeka, z kim się spotka i w jakich godzinach.
- Prześlij informacje o jego zespole przed pierwszym dniem. Może to być np. folder ze zdjęciami i opisem nowych kolegów. To pomoże w szybszym zaaklimatyzowaniu się w grupie. Takie działanie szczególnie docenią osoby nieśmiałe, dla których dołączenie do nowego środowiska jest źródłem wielu nerwów. Możesz do tego podejść też z drugiej strony (a najlepiej dwutorowo) – poproś nową osobę o przesłanie swojego zdjęcia oraz opisu, a następnie podziel się nimi z resztą zespołu. To sprawi, że nowozatrudniony przestanie być dla nich anonimowy. Takie informacje pomogą później w nawiązaniu pierwszego kontaktu (poprzez np. dostarczenie tematów do rozmów).
- W pierwszym dniu często na pracownika czeka (zdalnie, dostarczony kurierem) zestaw upominków od firmy. Tzw. welcome packi, to standardowe już narzędzie employer brandingowe. Pomyśl, jak pozytywnym zaskoczeniem będzie dla takiej osoby otrzymanie welcome packa, jeszcze przed rozpoczęciem współpracy z Wami! Możecie włożyć do niego zdjęcie zespołu z napisem „czekamy na Ciebie” oraz podpisami wszystkich osób. Taki prezent wzmocni entuzjazm i motywację do rozpoczęcia pracy.
- Wspomnieliśmy już o wysłaniu informacji o zespole – warto udostępnić pracownikowi również informacje o samej firmie, zasadach i kulturze w niej panującej. Od tego ostatniego wzięła się nazwa „culture book”. Te wszystkie informacje mogą być częścią systemu rekrutacyjnego HR, do którego dacie pracownikowi dostęp przed rozpoczęciem pracy. W HRlink, dzięki modułowi Onboarding, wszystkie informacje o firmie (w formie dokumentów takich jak: misja firmy, opis, zasady itd.), znajdują się w jednym miejscu. Więcej przeczytasz w dalszej części artykułu 🙂
Możesz sprawdzić jak przekazywanie informacji o firmie wygląda w systemie rekrutacyjnym HRlink. TUTAJ możesz skontaktować się z nami i umówić na darmowe demo.
Moduł Onboardingu w HRlink
Skuteczny Onboarding zwiększa efektywność nowozatrudnionych aż o 50%.
Raport „An Employee-Centric Digital Workplace: From Onboarding Through Engagement and Retention”.
Od jakiegoś czasu Klienci HRlink mogą korzystać z Modułu Onboardingu. Moduł pozwala na onboarding online, usprawniając proces wdrażania nowych pracowników, pomaga im poznać firmę oraz przygotowuje do pracy na nowym stanowisku.
W Module Onboardingu HRlink głównym użytkownikiem jest Pracownik, to on otrzymuje zaproszenie do modułu i zakłada konto w systemie.
Po zalogowaniu do panelu pierwsze co widzi, to:
- zadania do wykonania,
- informacje o firmie (w formie dokumentów takich jak: misja firmy, opis, zasady itd.),
- lista szkoleń,
- pliki do pobrania (regulaminy, klauzule RODO, formularze) oraz dane osób kontaktowych.
Onboarding Nowego Pracownika kończy się wraz z wykonaniem ostatniego zadania z listy i oceną procesu Onboardingu:
Korzyści Onboarding HRlink
Moduł Onboardingu przyspiesza proces wdrożenia nowych pracowników (online i offline), jednocześnie utrzymując ich zaangażowanie. Korzyści Modułu Onboarding obejmują:
- Jedno miejsce gromadzenia informacji i plików (baza wiedzy) niezbędnych w pierwszych tygodniach pracy Nowych Pracowników.
- Uproszczenie procesu składania i akceptowania wniosków oraz dokumentów.
- Stały dostęp do informacji i plików, które są niezbędne do wdrożenia nowego Pracownika.
