Do tej pory, na ogłoszeniu o pracę widniała standardowa formuła o konieczności dołączenia do CV zgody na przetwarzanie danych osobowych.

Obecnie kandydat aplikujący na ofertę pracy powinien znaleźć sześć informacji:

Kto jest Administratorem,
Zakres przetwarzania danych osobowych,
Prawa przysługujące kandydatowi,
Okres przechowywania danych osobowych,
Podstawa prawna,
Sposób na wycofanie zgody.

Warto również zaznaczyć dwie rzeczy. W formule tej można zawrzeć inne informacje, które są ważne z punktu widzenia firmy prowadzącej dany proces rekrutacji. Dodatkowo obowiązek informacyjny może zawierać wiele celów przetwarzania, które mogą być wymienione w punktach, pod informacją o Administratorze.

W jaki sposób można informować kandydatów?

Jako zespół tworzący nowoczesny system wspierający rekrutację, na co dzień mamy przyjemność współpracować z wieloma klientami. Część z nich radzi sobie z tym zagadnieniem, korzystając z wymienionych niżej sposobów:

Treść informacyjna zawarta w e-mail.
Tego typu wiadomości należy zawsze archiwizować. Dodatkowo dobrym rozwiązaniem będzie posiadanie raportu z odebrania przez kandydata e-maila.
Minusy takiego rozwiązania? Należy pamiętać o wysyłce – co w nawale pracy wcale nie jest takie oczywiste. Trudno jest również trzymać wszystkie e-maile oraz odpowiedzi od kandydatów w jednym miejscu (na dowód rozliczalności).
Treść obowiązku informacyjnego zawarta w formularzu aplikacyjnym.
Jest to najwygodniejsza opcja – wiele programów do zarządzania rekrutacjami daje możliwość automatyzacji tego procesu.
Kandydat już na etapie aplikowania jest informowany o tym, kto przetwarza jego dane. Nie ma więc ryzyka, że wiadomość do niego nie dotrze.
Treść przygotowana w formie pisemnej.
Zdarzają się sytuacje, że kandydat przynosi swoje CV do siedziby naszej organizacji. W takim przypadku również trzeba zadbać o wypełnienie obowiązku informacyjnego. Możemy zrobić to ustnie, jednak w przyszłości może być trudno to udowodnić.
Dlatego dla naszego własnego bezpieczeństwa, lepszym rozwiązaniem będzie przygotowanie treść obowiązku na piśmie. Wraz z przyjmowaniem CV od kandydata należy wręczyć mu dokument, poprosić o zapoznanie się z nim, a następnie o podpis.

W praktyce obowiązek informacyjny może być przekazany w formie:

pełnego jednolitego tekstu,
oknie pop-up,
zwijany z widoczną częścią treści,
może również zostać skrócony do informacji o administratorze wraz z podaniem reszty informacji w odnośniku (do np. Polityki Prywatności).

Kiedy powinien nastąpić moment informowania kandydata?

Aplikujący powinien zostać poinformowany przed trafieniem do naszej bazy kandydatów, czyli przed wykonaniem czynności przetwarzania danych osobowych.

Z tego powodu wysyłanie do kandydatów e-maila po aplikacji, może zostać uznane za naruszenie RODO.

Dlatego zdecydowanie lepszym rozwiązaniem jest spełnienie obowiązku informacyjnego w formularzu aplikacyjnym.

Rozliczalność i obowiązek informacyjny

Należy pamiętać, że podstawowym wymogiem RODO w rekrutacji jest rozliczalność. Oznacza to, że jesteśmy zobligowani do udowodnienia każdej czynności wykonanej na danych osobowych kandydata.

Dużą uwagę przywiązuje się do spełnienia obowiązku informacyjnego. W informacji do kandydata musi więc być zawarta wzmianka, jeśli chcemy przetwarzać dane dłużej niż przez okres retencji.

Czy jest to w ogóle możliwe? Jak najbardziej tak – część przepisów prawa definiuje okresy przechowywania danych na poczet ochrony przed ewentualnymi roszczeniami. Dzięki temu zmienia się cel przetwarzania danych z rekrutacji na rozliczalność, a co za tym idzie – wydłuża się czas przetwarzania danych. Pamiętając o tym, stosujemy się do zasad ochrony danych w rekrutacji.

Obowiązek informacyjny dla kilku spółek

Korzystanie z jednej bazy kandydatów przez kilka spółek może powodować problemy. Pomocą dla rekrutera będą jednak dwa opisane poniżej sposoby:

Administratorem może być Grupa – wówczas w obowiązku musi zostać podana informacja, że dane są przekazywane „spółkom Grupy”. Dodatkowo musi zostać zawarta umowa o powierzeniu danych spółkom.
Grupa i spółki mogą być współadministratorami – wówczas wszystkie muszą zostać wymienione w obowiązku informacyjnym.

ATS nieocenioną pomocą w rekrutacji po RODO

Zachowanie obowiązku informacyjnego to jeden z podstawowych, a przy tym najważniejszych, zaleceń RODO w rekrutacji. Każdorazowo projektując proces rekrutacji musimy pamiętać o jego spełnieniu.

Nieocenioną pomocą są systemy wspierające rekrutację, które pozwolą na automatyzację niektórych procesów, a co za tym idzie na dużą oszczędność czasu.