Czas od akceptacji oferty przez kandydata aż do jego pierwszego dnia pracy w Twojej organizacji to tak zwany pre-onboarding. Warto mądrze go wykorzystać i zrobić na pracowniku dobre pierwsze wrażenie
Od zaakceptowania przez kandydata oferty pracy aż do jego pojawienia się w pracy pierwszego dnia mija od kilku dni do kilku miesięcy. Wszystko zależy najczęściej od okresu wypowiedzenia, jaki wybrany przez nas kandydat ma w swoim dotychczasowym miejscu pracy.
Co najczęściej dzieje się w tym czasie? Zwykle firmy działają zgodnie z wewnętrznymi procedurami określającymi np. zamówienie odpowiedniego sprzętu, przygotowanie stanowiska pracy, zgłoszenie do kadr czy przydzielenie potrzebnych na danym stanowisku dostępów i kont. Z drugiej strony na linii firma-kandydat – a właściwie już jedną nogą pracownik – nie działo się zupełnie nic. Teraz powoli to się zmienia i pracodawcy widzą warty wykorzystania potencjał w tym okresie. Przemyślana i ciekawie wdrożona strategia pre-onboardingowa to nie tylko dobry start employee journey, ale też budowanie zaangażowania pracownika już od samego początku jego przygody z nowym pracodawcą. Taka inwestycja na pewno zwróci się w dłuższej perspektywie.
– Coraz częściej zatrudniając nowego pracownika firmy zwracają większą uwagę na doświadczenie kandydata zanim oficjalnie rozpocznie pracę. Od pre-onbaordingu zależy pozytywny odbiór organizacji przez nowego pracownika. – podpowiada Marta Kozieł z Antal Polska.
O czym pamiętać przed pierwszym dniem?
Najważniejszy element pre-onboardingu – przez niektórych zwanego też preboardingiem – to po prostu przywitanie pracownika. Firma powinna powitać nowego członka zespołu na pokładzie i zapewnić, że team i przyszły przełożony, ale także cała organizacja, czekają na to, by go poznać i rozpocząć wspólną pracę. Ten cel można osiągnąć na przykład poprzez:
- wiadomośc e-mail,
- krótkie wideo zawierające przywitanie w wykonaniu ważnej dla firmy osoby czy tour po biurze,
- prezentację pokazującą organizację,
- przesyłkę kurierską z listem i welcome packiem.
Welcome pack często wręcza się pracownikowi pierwszego dnia, ale nic nie stoi na przeszkodzie, by wysłać go z wyprzedzeniem. Dzięki temu nasz nowy kolega lub koleżanka mogą szybciej cieszyć się np. z firmowych gadżetów i popijać kawę z obrandowanego kubka.
Poza przywitaniem wiele firm uwzględnia również poniższe elementy:
- informacje organizacyjne dotyczące pierwszego dnia pracy (data, dokładny adres, godzina rozpoczęcia, osoba kontaktowa, wskazówki ułatwiające dotarcie itp.),
- praktyczne wiadomości ułatwiające start w nowej organizacji – np. dress code, zwyczaje w zakresie przerwy obiadowej, polecane miejscówki na lunch, lista firmowych zniżek, inicjatywy sportowe i integracyjne,
- harmonogram onboardingu,
- skierowanie na obowiązkowe badania lekarskie,
- procedury bezpieczeństwa w zakresie COVID-19,
- kontakt do buddy’ego, który w podobnym czasie kontaktuje się ze swoim podopiecznym również bezpośrednio,
- formalności związanych z zatrudnieniem,
- pre-onboardingowe Q&A,
- zaproszenie do ankiety badającej zadowolenie z procesu rekrutacji,
- dostęp do fragmentów firmowych treści wewnętrznych np. wybranych części Intranetu lub baz wiedzy,
- informacje na temat sprzętu firmowego oraz potrzebnych pracownikowi kont i dostępów,
Na preboarding warto również popatrzeć jako na czas, który nowy pracownik może wykorzystać z korzyścią dla firmy. Przykładowo warto wysłać mu materiały pokazujące ważne dla organizacji wartości czy cele i poprosić o zapoznanie się z nimi już przed rozpoczęciem pracy.
Inny przykład to związane z dokumentacją kadrową lub koniecznymi dostępami i kontami formularze internetowe. Każdy nowy pracownik musi je wypełnić, więc czemu nie załatwić tego z wyprzedzeniem? Dzięki temu możemy odciążyć nieco pierwszy dzień pracy, który zwykle napakowany jest szkoleniami, dużą ilością wiedzy i szeregiem formalności. Ważne jednak, by wypełnienie przesłanych formularzy było mile widziane, ale nie obowiązkowe zanim pracownik nie stanie się formalnie członkiem zespołu.
Pre-onboarding oczami pracownika
Teraz spróbujmy przyjrzeć się procesowi preboardingu z perspektywy głównego bohatera, czyli pracownika, który ma dołączyć do nowego zespołu. Jest to osoba, która właśnie dowiedziała się, że została wybrana na stanowisko, gdzie aplikowała. Często ma za sobą długą i trudną rekrutację, a nadal przed sobą – składanie wypowiedzenia w obecnej firmie, zamykanie tematów, pożegnania ze współpracownikami.
Niezależnie od czasu poszukiwania pracy czy radości z jej otrzymania, ludzie zawsze odczuwają z powodu zmiany pracy stres, który jest nieodłącznym towarzyszem dużych zmian w życiu. Nawet jeśli są one bezdyskusyjnie pozytywne. Dlatego nasz świeżo upieczony pracownik denerwuje się, a w jego głowie może kołatać się szereg pytań – Czy sobie poradzę? Czy nie zmienią zdania? Czy to na pewno była dobra decyzja? Może niepotrzebnie odchodzę z obecnej pracy? Może trzeba było szukać dalej?
Jednym z bardzo ważnych celów pre-onboardingu jest zmniejszenie tego stresu i dostarczenie pracownikowi z jednej strony praktycznych i potrzebnych mu informacji, a z drugiej – emocjonalnego wsparcia i zapewnienia, że firma cieszy się kolejnego członka zespołu. Chodzi o to, by pracodawca pokazał, że zależy mu na tej świeżo wybranej osobie, a jej komfort jest dla niego ważny. Dlatego z wyprzedzeniem wysyła choćby harmonogram szkoleń, etapy wdrożenia czy dane kontaktowe osób, do których można skierować dodatkowe pytania.
Jest to też ważny element zapobiegania zmiany decyzji. Nie jest bowiem specjalną rzadkością sytuacja, w której kandydat po przyjęciu oferty pracy zmienia później zdanie albo bez żadnego uprzedzenia po prostu nie pojawia się pierwszego dnia pracy. Konsekwencje i komplikacje mogą wywołać u niejednego HR-owca mocny ból głowy. Oczywiście pre-onboarding nie daje nam gwarancji uniknięcia takiej sytuacji, ale na pewno zmniejsza szanse jej wystąpienia.
