Jak mierzyć onboarding?

Co da się policzyć, tym da się zarządzać. Ale jak przełożyć na liczby proces adaptacji nowych pracowników do firmy? Nowoczesny HR ma na to sprawdzone sposoby

Ile trwa wdrożenie nowej osoby?

Celem onboardingu jest skuteczne i szybkie wdrożenie pracownika do nowych obowiązków, zespołu i całej organizacji. Brzmi prosto, ale ponieważ ten proces składa się z elementów zarządzanych na co dzień przez kilka różnych działów (HR, Kadry/Księgowość, Administracja, Dział Prawny, IT/Helpdesk, docelowy team), to często w praktyce nie wiadomo, kto finalnie za niego odpowiada.

Zarządzanie adaptacją i badanie jej skuteczności dodatkowo komplikuje aspekt czasowy. Bo ile właściwie trwa onboarding? Większość firm przyjmuje, że pracownik jest wdrożony po okresie od 3 do 6 miesięcy, ale są przedsiębiorstwa, które ten czas kończą formalnie po roku od startu pracy.

To może w takim razie łatwiej sprawdzić, kiedy wprowadzenie do organizacji się zaczyna? Wbrew pozorom nie pierwszego dnia pracy. Adaptacja rusza bowiem już w momencie przyjęcia przez kandydata złożonej mu oferty pracy. Niezależnie do tego, czy od tej chwili do pierwszego dnia pracy mija kilka dni czy 4 miesiące – to jest czas, który warto wykorzystać. Można na przykład przesłać świeżo upieczonemu pracownikowi materiały, których celem jest zapoznanie go z firmową kulturą organizacyjną, wartościami i zasadami panującymi w zespole. Ważne, by nie były to nudne wielostronicowe regulaminy pracy i wynagradzania, a przystępnie napisane i atrakcyjnie zaprojektowane treści, które można szybko przejrzeć. Dzięki temu pracownik poczuje się lepiej przygotowany, a my rozpoczynamy wcześniej etap wdrożenia nowej osoby.

Adaptację i mierzenie jej skuteczności dodatkowo komplikują ograniczenia związane z pandemią koronawirusa. Zwłaszcza gdy nasi pracownicy większość albo i cały proces onboardingu odbywają zdalnie.

– Proces adaptacji do pracy jest dla pracownika czasem niepewności. Jeżeli praca, w tym również adaptacja, mają mieć charakter zdalny, pytania i wątpliwości mogą się piętrzyć. Stąd w przypadku takiej formy adaptacji istotne jest dobre przygotowanie oraz bieżący kontakt z nowym pracownikiem. – pisze dr Anna Dolot w publikacji Praca zdalna  w polskim systemie prawnym. – Z drugiej strony dla pracodawcy jest to czas potrzebny do prawidłowego wdrożenia pracownika we wszelkie aspekty związane z pracą, zadaniami i obowiązkami, a jednocześnie do obserwacji pracownika, jego zachowań, reakcji, aktywności i pomysłów.*

Onboarding – szanse i zagrożenia

Cel procesu onboardingu jest dla wszystkich jasny – skuteczne wdrożenie nowego pracownika. Będzie to bardziej jasne, gdy uświadomimy sobie, co może pójść nie tak. Zagrożenia z nieskutecznego procesu onboardingu to m.in.:

• przedłużające się niepotrzebnie wprowadzenie – czyli sytuacja, gdy pracownik przez długi okres czasu nie wykonuje swoich obowiązków na oczekiwanym poziomie;
• frustracja i niezadowolenie nowego pracownika;
• frustracja i niezadowolenie hiring managera lub teamu, gdzie trafił nowy kolega lub koleżanka;
• odejście pracownika w czasie lub krótko po zakończeniu etapu wdrożenia.

Mierz rotację na różne sposoby

Kluczowy wskaźnik w zakresie skuteczności adaptacji pracowników to badanie poziomu fluktuacji (potocznie nazywanej rotacją). Jeśli pracownicy szybko decydują się na zakończenie współpracy, to jest to niepokojący sygnał dla całej firmy. Zwłaszcza jeśli nie są to odosobnione przypadki. Źródeł takiej sytuacji może być wiele, ale osoby odpowiedzialne za HR przedsiębiorstwa powinny przyjrzeć się temu bliżej (np. za pomocą exit interview). Problemem mogło być złe dopasowanie pracownika do organizacji lub stanowiska od samego początku, czyli błędy już na etapie rekrutacji. Jednak winne może również być niewłaściwe wdrożenie i wtedy należy rozważyć zmiany w procesie onboardingu.

Ponieważ tak jak już ustaliliśmy nie do końca wiadomo, kiedy wprowadzenie się kończy, to sugerujemy badać rotację dla kilku okresów czasu. W zależności od specyfiki firmy może to być okres  pierwszego miesiąca, 3 miesięcy, pół roku i roku. Nie zapomnij z finalnego wyniku wydzielić osoby, które kończą zatrudnienie decyzją samego przedsiębiorstwa.

Warto również przyjrzeć się wynikom fluktuacji po posortowaniu odejść dla poszczególnych managerów. Być może okaże się, że wielu pracowników odchodzi nie od firmy, ale od konkretnego szefa. Wtedy taką sytuację należy potraktować indywidualnie i z pewnością nie obejdzie się bez rozmowy z problematycznym managerem.

Przyjrzyj się, kto odchodzi

Badając fluktuację powinieneś patrzeć nie tylko na liczby. Bo czasem ważniejsze od tego ile osób odchodzi jest sprawdzenie, KTO odchodzi z organizacji. Rekrutacja rekrutacji i pracownik pracownikowi nie równy, dlatego zbadaj nie tylko dane ilościowe, ale też koszty utraty poszczególnych osób. Jeśli z Twojej firmy relatywnie często odchodzą świeżo zrekrutowani managerowie albo inni kluczowi pracownicy – to zdecydowanie zła wiadomość, którą powinieneś wychwycić.

Oznacza to nie tylko duże koszty, ale też konieczność powtórzenia często trudnych procesów poszukiwania zastępstwa. Wtedy warto przyjrzeć się nie tylko adaptacji czy rekrutacji, ale też samym warunkom pracy. Być może należy rozważyć polepszenie zarobków i benefitów dla kadry managerskiej? A może problem leży w ilości obowiązków albo braku wystarczającego wsparcia dla nowych pracowników? Odkrycie głównych bolączek nowozatrudnionych osób to już połowa sukcesu na drodze do wzrostu ich retencji.

O onboarding zapytaj pracownika

W pomiarze efektywności onboardingu koniecznie pamiętaj o zapytanie o zdanie samego zainteresowanego – czyli nowego pracownika. Możesz wykorzystać w tym celu jedno z wielu narzędzi:

• dedykowana anonimowa ankieta, o której wypełnienie prosimy pracownika np. po 3 miesiącach pracy;
• element oceny 360 stopni lub innej metody okresowej oceny pracownika;
• cykliczne badanie satysfakcji – dedykowane pytania po zaznaczeniu przez pracownika określonego stażu pracy (np. poniżej 1 roku);
• rozmowa z przełożonym lub przedstawicielem Działu HR kończąca etap wdrożenia.

– Istotnym obszarem w ramach procesu adaptacji pracownika powinna być także przeprowadzona z nim rozmowa kończąca cały proces – zachęca dr Anna Dolot. – Nowa osoba w zespole, jej obserwacje, spostrzeżenia i uwagi mogą stanowić cenne źródło informacji do doskonalenia różnych procesów zachodzących w organizacji.*

W miarę możliwości i wybranego narzędzia starajmy się badać nie tylko ogólny poziom zadowolenia z całości procesu. Warto pytać pracownika o wszystkie kluczowe elementy adaptacji np.

• spotkanie onboardingowe,
• szkolenia wprowadzające (np. BHP, szkolenie stanowiskowe),
• wsparcie buddy’ego i/lub Działu HR,
• przygotowane materiały,
• wsparcie managera,
• ewentualny welcome pack itp.

Staraj się dla wszystkich poszczególnych wskaźników ustawiać KPI, np. na bazie wyników badań z przeszłości. W ten sposób będziesz w stanie zaobserwować niepokojące trendy w ocenach lub przeciwnie – wzrost skuteczności firmowego procesu wprowadzania nowych osób do zespołu.

Efektywność wdrożenia a efektywność pracownika

Nadrzędny cel onboardingu to sprawne wykonywanie obowiązków zawodowych przez nowo zatrudniane osoby. Jeśli chcesz zbadać realizację tego celu, możesz porównywać wydajność nowych pracowników w porównaniu z efektywnością ich bardziej doświadczonych kolegów i koleżanek z zespołu (na porównywalnych stanowiskach).

W zależności od specyfiki przedsiębiorstwa można to sprawdzać za pomocą firmowych systemów zarządzania pracą lub poprzez ocenę managera. Warto porównywać wyniki nie tylko pomiędzy pracownikami, ale też śledzić wzrost efektywności nowej osoby w czasie – np. po 1, 3/6 i 12 miesiącach pracy.

Cytaty pochodzą z publikacji: Praca zdalna w polskim systemie prawnym pod red. Małgorzaty Mędrali, Wolters Kluwer Polska 2021 r.