Do jednych z ważniejszych elementów zarządzania rekrutacją należy udzielanie informacji zwrotnej kandydatom biorącym udział w procesie rekrutacyjnym. Feedback dzieli się na dwa podstawowe rodzaje – pozytywny i negatywny. Pozytywna informacja zwrotna udzielana jest, kiedy kandydat zostaje zaakceptowany do kolejnego etapu rekrutacji lub gdy składamy mu ofertę. Zdecydowanie trudniejsza jest sztuka dawania feedbacku negatywnego, gdyż ten rodzaj informacji udzielany jest przy odrzuceniu kandydatury danej osoby.

Źle przekazany feedback może narobić dużo szkód – kandydatowi, firmie oraz samemu rekruterowi. Dobrze przekazany natomiast to strzał w dziesiątkę od strony employer brandingowej i wizerunku pracodawcy. Brak umiejętności udzielania negatywnego feedbacku to jeden z największych braków wielu rekruterów. Przez to wiele osób decyduje się zupełnie nie dawać informacji zwrotnej – co jest jeszcze gorszym rozwiązaniem.

Co powinien zawierać feedback dla kandydata?

Informacja zwrotna dla kandydata jest bardzo ważna. Co powinna zawierać, tak by była pomocą dla kandydata oraz pozostawiła po sobie dobre wrażenie w jego pamięci?

• Powód odrzucenia kandydatury – zawsze musisz powiedzieć kandydatowi, z jakiego powodu go odrzucasz. Powiedzenie: „ktoś inny był lepszy” nie spełnia tego wymagania. Powód musi być realny i rzeczowy. Pamiętaj, że ta osoba poświęciła swój czas, aby z Wami porozmawiać, dodatkowo zależy jej na tej pracy – należy więc przedstawić konkretne argumenty, czemu nie możecie jej zatrudnić.
• Wskaż pozytywne aspekty kandydata – odrzucasz kandydata, ale na pewno były rzeczy na rozmowie, które według Was są jego plusami. Przekaż wiec, co się Wam podobało i co uważacie za mocne strony kandydata. Złagodzi to przekaz wypowiedzi i pokaże mu, że dostrzegacie jego zalety.
• Wskaż obszary do poprawy – ten punkt powinien bezpośrednio łączyć się z powodami odrzucenia kandydata. Nie mów jednak o wadach kandydata – zamiast tego powiedz o kwestiach, nad którymi trzeba popracować. Takie słownictwo jest mniej nacechowane negatywnie, przez co jest lepiej odbierane przez ludzi. Kandydaci docenią taki feedback – dzięki temu mają realną wartość z udziału w rozmowie. Wiedzą co muszą rozwinąć i co poprawić. Niektórzy kandydaci tylko po to uczestniczy w rozmowach kwalifikacyjnych – aby się sprawdzić.
• Zawsze pamiętaj, by swoje wypowiedzi opierać na faktach – odnoś się do sytuacji, podawaj przykłady. Nigdy nie oceniaj samego kandydata – nie mów, np. „Jesteś za mało pewny siebie”. Zamiast tego powiedz: „W sytuacji X, zabrakło nam w Twoim działaniu pewności siebie”. Nigdy bowiem nie możemy oceniać drugiego człowieka – nie tylko nie mamy do tego prawa, ale również może zostać to odebrane przez drugą stronę jako atak. Dlatego w swoich wypowiedziach zawsze oceniaj konkretne sytuacje i przejawy zachowań.

Kiedy dawać feedback?

W ostatnich latach w procesie rekrutacyjnym niezwykle ważne stało się candidate experience, które jest dla kandydata gwarancją dobrych wspomnień związanych z rekrutacją.

Jeden źle przeprowadzony proces może nie tylko zniechęcić konkretnego kandydata do ponownego aplikowania do naszej firmy, lecz również zrobi nam złą reklamę wśród innych.

Aby zagwarantować pozytywne doświadczenia kandydata, informację zwrotną powinno udzielać się po każdym etapie rekrutacji. Kiedy więc dokładnie?

• spłynięcie CV – podziękowania za aplikację
• selekcja CV:
  • pozytywna – informacja o kolejnym etapie
  • negatywna – powód odrzucenia i podziękowania za poświęcony czas
• po każdym kolejnym etapie
• w przypadku dłuższej przerwy pomiędzy etapami (stały kontakt z kandydatem)
• jeśli jakiekolwiek ustalenia przekazane kandydatowi uległy zmianie, np. wprowadzamy dodatkowy etap w procesie, zmienia się osoba biorąca udział w spotkaniu itp.

Taki proces informowania kandydatów jest niezwykle korzystny dla marki pracodawcy, jednak w rzeczywistości często brakuje czasu na takie działania. Z pomocą przyjść może proces automatyzacji.

Automatyzacja informacji zwrotnej

W udzielaniu informacji zwrotnej ważna jest zasada:

im więcej czasu poświęcił kandydat na spotkania z nami, tym bardziej szczegółowy powinien być feedback. Wobec tego automatyzacja nie sprawdzi się po etapie osobistych spotkań z kandydatem.

W przypadku informacji o wpłynięciu CV oraz po selekcji CV – zdecydowanie polecamy zastosować automatyzacje. Wiadomość w odpowiedzi na aplikację kandydata nie zawiera spersonalizowanych informacji, może być wysyłana automatycznie, po wpłynięciu aplikacji do systemu.

Podobnie przedstawia się sytuacja z feedbackiem o byciu zaakceptowanym do kolejnego etapu procesu rekrutacyjnego.

Również informacja zwrotna po selekcji CV jest często powtarzalna – najczęściej odrzucamy kandydatury z podobnych powodów. Wobec tego polecamy skorzystać z szablonów, które znacznie usprawnią ten proces.

W procesie automatyzacji feedbacku pomocą są programy do zarządzania rekrutacjami i inne systemy HR. Dzięki wykorzystaniu technologii w rekrutacji wystarczy jedno kliknięcie myszki, a informacja zwrotna trafia do kandydata.

Chcesz dowiedzieć się, jak system HRlink wspiera komunikację z kandydatami?

Zostaw swój kontakt — oddzwonimy do Ciebie!