Drogi rekruterze pamiętaj, że nie wszystkie procesy rekrutacyjne zawsze warto realizować samodzielnie. W przypadku rekrutacji rzadkich firmy decydują się często na wsparcie agencji zatrudnienia, która dzięki szerokiej bazie kandydatów oraz wykorzystywaniu nowoczesnych narzędzi HR-owych, jest w stanie zatrudnić potrzebne nam osoby.  

Z tego artykułu dowiesz się:

1. Dlaczego działania agencji mają wpływ na Twój wizerunek pracodawcy?
2. Jak wygląda wynagrodzenie agencji?
3. Dlaczego ważny jest okres gwarancji?
4. Jak zrobić research i wybrać najlepszą agencję?
5. Jak powinna przebiegać współpraca na linii twoja firma-agencja pracy?

Wybór agencji nie jest prostym tematem – konsultanci będą w naszym imieniu kontaktować się z kandydatami. Oznacza to, że mają wpływ na nasz wizerunek pracodawcy. Nasza decyzja powinna być więc przemyślana, a sama współpraca musi opierać się o kilka, podstawowych zasad, korzystnych dla wszystkich trzech stron (firmy, agencji i kandydatów).  

Wynagrodzenie agencji 

Pierwszą rzeczą, nad którą na pewno się zastanawiasz, jest wynagrodzenie, na podstawie którego działa agencja. Najczęściej spotkasz się z zasadą success fee – tzn. zapłata następuje dopiero po zatrudnieniu kandydata pozyskanego przez agencję.  

Istnieją jednak również firmy działające na zasadzie retainer – pobierają one opłatę początkową, a następnie wynagrodzenie za pozyskanie kandydata. Firmy takie, pomimo iż są droższe i zawsze wiążą się z kosztami (nawet kiedy nie dostarczą kandydata), cechują się wyższą jakością pracy.  

Zdarzyć się może sytuacja, że kandydat z agencji zrezygnuje z pracy u nas, np. po miesiącu. Wtedy nie mamy ani pracownika, ani pieniędzy, które za niego zapłaciliśmy. Aby uchronić się przed taką sytuacją, pamiętaj, by zawsze ustalić z agencją okres gwarancji. Może on wynosić nawet 3/6 miesięcy przy stanowiskach o wysokim poziomie zarządzania lub specjalizacji. W takim przypadku agencja musi zwrócić swoją prowizję albo znaleźć nowego pracownika bez pobierania kolejnej opłaty.  

Dobrze sprawdź agencję, przed rozpoczęciem współpracy 

Ponieważ agencja ma duży wpływ na Twój wizerunek pracodawcy, a także ma dostarczyć dobrych kandydatów, przed podjęciem decyzji o współpracy, dokładnie ją sprawdź.  

• Zobacz, jacy rekruterzy w niej pracują i kto będzie prowadzić Twoje procesy.  
• Możesz sprawdzić, ile mają kontaktów na Linkedin, jak wyglądają ich posty rekrutacyjne na tym i innych portalach (oraz odpowiedzi w komentarzach) 
• Jak długie mają doświadczenie i w jakiej branży prowadzili procesy rekrutacyjne.  
• Przeczytaj również opinie o agencji oraz poproś o referencje.  

Twój partner musi dbać o jak najwyższe standardy komunikacji z kandydatem oraz o candidate experience. Pozwoli to na szybszą rekrutację oraz pozytywnie wpłynie na Twój wizerunek pracodawcy. 

• Podczas rozmowy z konsultantem, który ma zająć się Twoją rekrutacją sprawdź, czy ma podstawową wiedzę techniczną, niezbędną do prawidłowej oceny kompetencji kandydatów i prowadzenia z nimi wartościowych rozmów.  
• Nie zapominaj, o przekazaniu konsultantowi również szczegółowych informacji o firmie czy zespole, do którego dołączy nowy pracownik. To właśnie te szczegóły pomogą konsultantowi zachęcić potencjalnego kandydata do udziału w procesie rekrutacji.  
• Bardzo ważna w przypadku rekrutacji specjalistycznych, będzie również umiejętność
  sourcingu. Zapytaj konsultanta, w jaki sposób dociera do kandydatów. Dobry rekruter zna więcej źródeł i metod direct search niż tylko Linkedin – po to wspomagasz się agencją, by dotarli do osób, do których Ty dotrzeć nie możesz.  
• Zapytaj, jak liczna jest ich wewnętrzna baza kandydatów z wyszczególnieniem konkretnych kompetencji – pozwoli Ci to określić, do jak dużej puli osób agencja ma dostęp.  

Jak powinna przebiegać współpraca?  

Prawidłowa komunikacja jest kluczowa w trakcie współpracy z agencją.  

1. Na wstępie przekaż konsultantowi prowadzącemu wszystkie szczegóły dotyczące stanowiska, jak również informacje o firmie. Najlepiej przesłać opis, a potem porozmawiać. Warto również rozważyć ustanowienie bezpośredniego kontaktu pomiędzy konsultantem, a managerem poszukującym pracownika do zespołu. Dzięki temu kandydaci nie będą musieli długo czekać na odpowiedzi na zadane przez nich pytania, co bezpośrednio wpłynie na candidate experience. 
   Powinieneś być dostępny dla rekruterów i odpowiadać na ich pytania oraz wracać z informacją zwrotną. Prawidłowa komunikacja działa jednak w obie strony – dobrą agencję poznasz po ich responsywności – szczególnie kiedy pojawią się trudne tematy. Aby nie dublować swojej pracy, przekaż agencji, gdzie szukaliście już kandydatów.
2. Kluczowe jest również ustalenie checkpointów. Pozwoli to na kontrolowanie współpracy oraz stanowić będzie podstawę do rozliczeń. Checkpointy to nic innego jak ustalone etapy współpracy. Określają, np. w jakim czasie partner zobowiązuje się dostarczyć pierwszą pulę nazwisk kandydatów, lub określoną liczbę profili. Możesz również zażądać regularnych raportów, w których zostaną zawarte informacje, np. o ilości skontaktowanych osób lub odbytych wstępnych rozmów z konsultantem.

Kandydatów na rynku jest skończona liczba – wobec tego może się zdarzyć, że człowiek, którego pozyskała agencja, już jest w Waszej bazie (np. Twój dział HR już z nim rozmawiał). Dlatego tak ważne jest, by sprawdzić przez rekrutera z agencji, czy kandydat, którego chce do Ciebie procesować, jest już w Twojej bazie.  

Konsultant podaje Ci dane konkretnego kandydata-jeśli nie ma go w bazie oznacza to, że należy on do agencji i w przypadku jego zatrudnienia konieczna będzie wypłata prowizji (nawet jeśli 5 minut później ta osoba sam prześle do Ciebie swoje CV). Agencja ma następnie średnio 3-7 dni na dostarczenie profilu kandydata-jeśli tego nie zrobi, przestaje mieć prawa do tego kandydata.

Pamiętajcie też o zasadach RODO w rekrutacji. Każda agencja musi mieć zgodę kandydata, by przekazywać Ci jego dane. 

Artykuł powstał z merytorycznym wsparciem Kasi Tang,
Social recruiting & sourcing trainer
https://kasiatang.com/