Obraz „Pani z HR-u”? Spokojnie popija kawę, którą zajada ciastkiem, plotkując przy tym z koleżanką. Po czasie w końcu zabiera się do spokojnej pracy. Prawda jest jednak inna. Nowoczesny HR to intensywne i szybkie działania. Często rekruterom brakuje czasu na komunikację z kandydatem o powodzie jego odrzucenia w danym procesie rekrutacyjnym. Cierpi na tym zarówno wizerunek pracodawcy, jak i candidate experience. Brak feedbacku to bowiem sygnał dla kandydata, że firma nie szanuje ludzi. Czasem jednak to nie brak czasu jest powodem braku informacji zwrotnej, lecz może być nim obawa rekrutera przed udzieleniem negatywnego feedbacku.

Dlaczego obawiamy się szczerości?

Nasza baza kandydatów jest obszerna – niektórzy mogą zareagować agresywnie po negatywnej informacji zwrotnej. Pamiętajmy też, że nikt nie lubi przekazywać innym złych wieści. Często zdarza się również sytuacja, gdy rekruter nie wie, jakie są prawdziwe powody odrzucenia kandydata, bo nie dostał takich informacji od hiring managera. To tylko niektóre z powodów mówienia nieprawdy podczas udzielania informacji zwrotnej.

Nieprawdziwy feedback – jakie może mieć skutki?

Nieszczery feedback często uchodzi rekruterowi na sucho. Jakie jednak mogą być negatywne skutki takiego działania?

• Fałsz jest łatwo wyczuwalny – nawet jeśli kandydat odpowie Ci „ok – rozumiem powód”, to wcale nie oznacza, że na pewno tak sądzi. Będzie czuł, że przyczyna jego odrzucenia jest inna. Inne osoby będą natomiast drążyć temat lub jasno Ci powiedzą, że wydaje im się, że ściemniasz. Taka właśnie łatka przylgnie do Ciebie oraz do Twojej firmy.
• Nie przyjmujemy kandydata z jakiegoś powodu – w informacji zwrotnej nie można przekazać jedynie pozytywów na temat kandydata lub suchej formułki „dziękujemy za udział w rekrutacji, jednak wybraliśmy kogoś innego”. Kandydaci nierzadko biorą urlop, by stawić się na rozmowie. Wobec tego zasługują na pełen obraz wyników rozmowy po dogłębnej analizie rekrutacji. Brak prawdy źle wpływa na candidate experience.
• W kłamstwach łatwo się zgubić – w jakich sytuacjach nieszczerość może wyjść na jaw? Znajomi kandydata pracują w Twojej firmie i dowiedzą się o prawdziwym powodzie. Dałeś znać kandydatowi, że jednak nie potrzebujecie osoby na to miejsce, a po tygodniu znajduje on świeżo dodane ogłoszenie w tym samym procesie rekrutacyjnym. Jak myślisz, co poczuje wówczas kandydat i jaką wyrobi sobie o Was opinię?

Dlaczego warto być szczerym?

Dzięki szczerości w feedbacku unikniesz nieprzyjemnych sytuacji opisanych powyżej. Pamiętaj też, że w zdecydowanej większości kandydat doceni szczerą informację zwrotną. Dzięki temu wie, w jakich obszarach musi się poprawić. Niektóre osoby właśnie dlatego chodzą na rozmowy – aby się sprawdzić.

Dzięki jasnemu i szczeremu feedbackowi zarówno my, jak i firma pozostajemy autentyczni. Przedstawiamy się jako osoby kompetentne z wysoką etyką zawodową.

Kandydaci docenią prawdę oraz taką postawę i w przyszłości będą chcieli ponownie aplikować do naszej firmy. Szczerość ma więc pozytywny wpływ na markę pracodawcy.

Na czym oprzeć szczery feedback?

Formułowanie szczerego feedbacku do osób odrzuconych nie jest prostym zadaniem. Jak komunikować się z kandydatem, by ten nie poczuł się urażony?

Przede wszystkim informacja zwrotna powinna być oparta o fakty, a nie o opinie.

Fakty są zawsze prawdziwe, dotyczą tego, co się rzeczywiście wydarzyło. Opinie natomiast to Twój subiektywny osąd na dany temat.

W jaki sposób swój feedback oprzeć o fakty? Potrzebna jest do tego rzetelna ocena każdej osoby biorącej udział w procesie rekrutacyjnym. Do każdej rekrutacji stwórzcie formularz oceny, z jasnymi i obiektywnymi kryteriami. Na jego podstawie oceniajcie kandydata.

Dodatkowo do rzetelnej oceny konieczne jest również ograniczenie błędów poznawczych, przez które rzeczywistość postrzegamy w sposób nieracjonalny. Błędy te wpływają na nasz ogląd sytuacji oraz na formułowanie naszych poglądów. Najczęściej spotykane błędy w rekrutacji, to:

• Efekt pierwszego wrażenia – pozytywne lub negatywne pierwsze wrażenie wpływa na nasz dalszy osąd kandydata.
• Efekt pewności wstecznej – na podstawie, np. CV mamy już wyrobione oczekiwania co do kandydata. Następnie robimy wszystko, by tylko się w nich utwierdzić.
• Efekt podobieństwa – lubimy osoby, które są podobne do nas. W związku z tym możemy je faworyzować podczas rozmowy.

Aby wyeliminować te błędy, w wielu krajach Europy Zachodniej w CV nie załącza się zdjęcia. W Kanadzie ludzie poszli o krok dalej – na pierwszej rozmowie nie widzisz kandydata! Może i Wy spróbujecie takiego sposobu? Wyniki analizy rekrutacji po takim działaniu mogą Was zadziwić!

W jaki sposób formułować więc feedback dla odrzuconych kandydatów?

Opieraj się na faktach i przedstaw jasny powód odrzucenia kandydatury. Podaj również pozytywne aspekty rozmowy. Zamiast o rzeczach złych, mów o „kwestiach do poprawy”. Zawsze pamiętaj, że kandydat doceni Twój szczery komunikat.