O tym, jak wygląda transformacja cyfrowa od „papierowej” do cyfrowej rekrutacji z wykorzystaniem HRlink w rozmowie na naszym blogu opowiadają Karolina Kaluga oraz Aleksandra Kopeć z Urzędu Marszałkowskiego Województwa Mazowieckiego w Warszawie
– Zmienia się świat. Zmienia się także administracja samorządowa. Co spowodowało, że podjęto decyzję o tym, aby przenieść w 100% procesy rekrutacyjne do jednego systemu?
– Właśnie dlatego, że zmienia się świat – zmienia się także administracja samorządowa 😉 Nie chcemy pozostać w tyle i szukamy rozwiązań, które są możliwe do wdrożenia w administracji publicznej. Wprowadzenie systemu do zarządzania rekrutacjami elektronicznie to świetne rozwiązanie. Jest to dla nas dużym ułatwieniem w przeprowadzaniu rekrutacji.
Zależało nam przede wszystkim na usprawnieniu i uproszczeniu procesu zarządzania aplikacjami przez rekrutera i uproszczeniu aplikowania dla kandydata, przy zachowaniu wszystkich prawnych wymagań i zgodności z RODO. HRlink, który wybrałyśmy spełnia nasze wymagania i oczekiwania.
Procesy rekrutacyjne w administracji publicznej wciąż są ulepszane. Nasze koleżanki i koledzy z innych instytucji również prężnie działają w obszarze rekrutacji. Mamy nadzieję, że przejście na profesjonalny system do zarządzania rekrutacjami da znać innym instytucjom, że cały czas można działać i ciągle zmieniać się na lepsze. Aplikowanie do nas jest teraz bardzo proste. Wystarczy zapoznać się z konkretną ofertą pracy i kliknąć w link, który przeniesie szukającego pracy do spersonalizowanej zakładki z formularzem HRlink. Bez problemu można wgrać dokumenty, które chwilę później są widoczne w naszym systemie, a my możemy przystąpić do pracy związanej z weryfikacją i selekcją. Mamy nadzieję, że przejście na elektroniczny system pozyskiwania aplikacji zwiększy responsywność kandydatów oraz przekona, że administracja publiczna nie jest taka zła i skostniała.
– Wielu z nas praca w HR w urzędzie kojarzy się z segregatorami i teczkami. Czy dzisiaj czasy papierowych dokumentów minęły bezpowrotnie?
– Jeśli Urząd Marszałkowski Województwa Mazowieckiego w Warszawie współpracuje z HRlink to w obszarze rekrutacji ich liczba zdecydowanie zmniejszy się, ale nie zrezygnujemy z nich, przecież jest to nieodzowny element pracy urzędnika ;). To specyfika pracy w administracji, ponieważ u nas wszystkie procedury i prawne procesy muszą być zachowane.
Cały czas staramy się redukować ilość zużywanego papieru. Dlatego przejście na elektroniczny system zarządzania rekrutacjami to dla nas ważny aspekt w zakresie polityki zarządzania ryzykiem środowiskowym, który działa w naszej instytucji. Co ważne, dla naszych kandydatów do pracy, papierowe dokumenty odeszły bezpowrotnie. Teraz podczas rozmowy z kandydatem towarzyszy nam tablet, aby na bieżąco mieć podgląd w dokumenty aplikacyjne, być może naszego przyszłego pracownika.
Wielu z nas postrzega pracę w urzędzie przez pryzmat krzywdzących stereotypów. Dlatego cieszymy się, że naszą cyfrową transformacją rekrutacji w administracji publicznej pokazujemy, że urzędnik to także profesjonalista nastawiony na rozwiązywanie problemów klientów. Czasy się zmieniają i musimy być bardziej elastyczni na wszystkie nowości, które oferuje rynek.
– System ATS HRlink umożliwia m.in. publikację ogłoszeń na wielu portalach. Czy dzisiaj w administracji potrzebne jest elastyczne podejście do procesów rekrutacyjnych?
– Elastyczne podejście do procesów rekrutacyjnych dla pracownika administracji publicznej to duże wyzwanie. Należy pamiętać, że w pracy kierujemy się jawnymi zasadami opisanymi w przepisach prawa oraz regulaminie naboru, które są dla nas wyznacznikiem codziennej pracy. Administracja publiczna stabilnie funkcjonuje w stale zmieniającym się otoczeniu. Ewoluują warunki gospodarcze, rynek pracy, technologie, kolejne pokolenie wchodzi na rynek pracy. Te wszystkie składowe mają duży wpływ na nasze potrzeby i aspiracje, a także oczekiwania kandydatów, których poszukujemy na bardzo konkurencyjnym rynku pracy. Dlatego tym bardziej istotna jest umiejętność reagowania na zachodzące zmiany, a także elastyczne dopasowanie się do nowych warunków.
Zmiany, jakich dokonujemy, nie są wynikiem pandemii. Proces wdrożenia, zmiany i “rewolucja” w rekrutacji zrodziły się jeszcze przed marcem 2020 r. Pandemia przeformułowała nasze potrzeby jeszcze szybciej. Elastyczność to dla nas otwartość na inne możliwości, których wcześniej nie mieliśmy. Taką możliwość daje m.in. dotarcie do większego grona odbiorców zainteresowanych pracą w naszej instytucji właśnie dzięki różnym opcjom publikowania ogłoszeń za pośrednictwem HRlink.
Zależy nam na tym, aby kandydaci nie bali się aplikować do urzędu a dzięki przyjaznej ścieżce rekrutacji online absolutnie nie mamy się czego wstydzić w ramach budowania cyfrowego candidate experience.
– Wdrożenie systemu ATS do zarządzania rekrutacjami to także większa możliwość sprawniejszego koordynowania rekrutacji. Jak przygotowałyście się Panie do zaimplementowania HRlink w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Mazowieckiego. Bo nie była to przecież wyłącznie kwestia dogrania spraw z IT?
– Wdrożenie systemu do zarządzania rekrutacjami w administracji publicznej to wyzwanie podobne do tych, z którym mierzą się HR-owcy w dużych i bardzo dużych organizacjach czy korporacjach. Od pomysłu do realizacji rzeczywiście upłynęło sporo czasu. Przede wszystkim musieliśmy wziąć pod uwagę fakt, że funkcjonowanie urzędu uzależnione jest od obowiązujących przepisów prawa. Zanim przystąpiliśmy do poszukiwań systemu, konsultowaliśmy zagadnienie z działem IT, Inspektorem Ochrony Danych Osobowych, prawnikiem oraz kierownictwem urzędu. Było to niezbędne, aby zagwarantować spełnienie wszystkich kryteriów funkcjonowania systemu w sferze administracji publicznej. Poszukiwania tego właściwego systemu obfitowały w wiele spotkań, podczas których weryfikowaliśmy możliwości dostosowania i spersonalizowania produktu do przeprowadzanych w urzędzie procesów rekrutacji.
Nasz wybór padł na HRlink, który stworzył system dopasowany do naszych potrzeb, oczekiwań i przede wszystkim rozwiązanie ATS dostosowane do obowiązujących nas wytycznych z dziedziny prawa.
Dodatkowo chcieliśmy, aby kandydat mógł korzystać z systemu intuicyjnie, a składanie aplikacji było przejrzyste i łatwe. Jednak zanim udostępniliśmy formularz kandydatom (spersonalizowany pod nasze wymagania) dokonaliśmy również zmian w uregulowaniach wewnętrznych. Dzięki temu wszystko jest zgodne z normami prawnymi. Korzystanie z systemu rozpoczęliśmy z początkiem 2021 roku i już teraz możemy potwierdzić, że mamy bardzo pozytywny odzew ze strony kandydatów.
