Odejście z pracy zawsze jest sytuacją trudną i generującą stres. I to niezależnie od powodów i tego, która ze stron podejmuje decyzję o zakończeniu współpracy. Jeśli zależy Ci na pracownikach i pozytywnej kulturze organizacyjnej, to mądrze zaplanuj onboarding i outplacement
Outplacement to działania pracodawcy w stosunku do zwalnianego pracownika albo grupy pracowników. Ich celem jest udzielenie wsparcia w zakresie szybkiego znalezienia satysfakcjonującej pracy. Przy zwolnieniach grupowych – czyli w sytuacji, gdy firma żegna się z co najmniej 50 osobami w ciągu 3 miesięcy – takie kroki są wymagane przez prawo pracy.
Najczęstsze formy outplacementu to m. in.:
- doradztwo zawodowe,
- pomoc w przygotowaniu dokumentów aplikacyjnych (CV, list motywacyjny, portfolio),
- wsparcie psychologiczne,
- spotkania z coachem,
- szkolenia np. z autoprezentacji czy Social Personal Brandingu.
Tego typu działania są bardzo doceniane przez pracowników, dla których utrata pracy jest ogromnym stresem. Ale trzeba też wyraźnie zaznaczyć, że outplacement działa też na korzyść pracodawców, którzy w ten sposób pokazują, że zależy im na przyszłości osób, które kiedyś tworzyły zespół firmy i chcą im pomóc w trudnym dla nich czasie. Zwykle firmy samodzielnie przygotowują pakiet wsparcia przy zwolnieniach, choć na rynku są też dostępne usługi z zakresu outplacementu, które świadczą firmy z branży HR.
Pamiętaj, że najlepiej działają takie formy wsparcia, które są dostosowane do potrzeb konkretnej osoby. Jeden pracownik w pierwszej kolejności będzie potrzebował spotkania z psychologiem, który ułatwi mu uporanie się z wiadomością o zwolnieniu. Czasami pracownicy nie są zupełnie zainteresowani pomocą w pisaniu CV czy przeglądaniu ofert pracy, ale bardzo docenią porady prawne i księgowe w zakresie zakładania własnej działalności gospodarczej.
Dlaczego warto inwestować w offboarding i outplacement?
Kilka przykładowych zalet dobrze zaplanowanego i wdrożonego procesu wyjścia pracownika z organizacji to choćby:
- pozytywny sygnał dla pozostałych pracowników, którzy też mogą liczyć na przyjazne pożegnanie, gdyby podjęli decyzję o odejściu,
- zwiększenie szansy na to, że odchodzący pracownik stanie się naszym ambasadorem, który poleci firmę innym kandydatom i będzie o niej pozytywnie mówił,
- ograniczenie ryzyka nieprawidłowości i błędów (braki w formalnościach, nieodzyskany sprzęt, nieporozumienia wewnątrz zespołu itp.),
- spójny przekaz employer brandingowy – pracownicy są dla nas ogromnie ważni i szanujemy ich decyzję, nawet gdy decydują się rozwijać karierę w innym miejscu,
- nie palimy mostów – kto wie, może kiedyś pracownik będzie chciał wrócić?
Komunikacja zmiany w zespole
Z założenia działania związane z offboardingiem czy outplacementem kierowane są do osób, które żegnają się z organizacją. Nie wolno nam jednak zapomnieć o zespole, który traci swojego członka, a często zyskuje dodatkowe obowiązki dopóki nie zostanie zrekrutowana nowa osoba. Dla nich to również może być trudna sytuacja.
– To moment, który ma ogromny wpływ na to, z jakimi doświadczeniami i wspomnieniami zostawimy pracownika, ale co równie istotne z jakimi emocjami i wrażeniami pozostaną osoby, które nadal w naszej organizacji są. – podkreśla Alina Michałek, która jest odpowiedzialna za obszar HR w HRlink i Goldenline.
Kluczowa sprawa to komunikacja odejścia pracownika. Część firm decyduje się na świadome pominięcie tego kroku, uważając, że tego typu negatywne w wymowie komunikaty niepotrzebnie obciążą zespół. Tymczasem zakończenie współpracy pomiędzy pracownikiem a firmą nie jest przecież niczym niezwykłym i nie ma potrzeby, by taki fakt ukrywać czy przemilczać z obawy na reakcję współpracowników. Zresztą oni prędzej czy później dowiedzą się pocztą pantoflową, że ich kolega czy koleżanka odchodzi. A gwarantujemy, że firmowe plotki mogą nadać całej sprawie zupełnie niespodziewany kształt i niepotrzebne domysły. Czy nie lepiej oficjalnie poinformować zespół, kto i kiedy żegna się z firmą?
Możliwe formy komunikacji o odejściu pracownika to:
- e-mail od managera zespołu lub działu HR,
- informacja na cyklicznym spotkaniu zespołu,
- wiadomość od osoby, która odchodzi,
- informacja w newsletterze, wewnętrznej platformie społecznościowej lub Intranecie.
Sposób i czas przekazania informacji trzeba ustalić z odchodzącym już na samym początku procesu offboardingu. W koordynacji wszystkich kroków bardzo pomocny jest profesjonalny system ATS, który posiada moduł offboardingowy – np. HRlink.
Do widzenia na odległość
Outboarding staje się jeszcze większym wyzwaniem, gdy standardem wśród pracowników jest praca zdalna i dotyczy to również osoby, która odchodzi z zespołu. W takiej sytuacji absolutną podstawą jest sprawna komunikacja pomiędzy wszystkimi działami zaangażowanymi w proces takimi jak HR, IT, Kadry, Dział Administracji czy Dział Prawny. Wszystko powinno się odbywać w porozumieniu z przełożonym, który musi czuwać nad przekazaniem obowiązków odchodzącego członka zespołu.
Konieczne jest stworzenie i bieżące kontrolowanie checklisty i precyzyjnego terminarza. Pamiętaj, że pracownik musi zdać sprzęt firmowy, a kiedy już to zrobi, to nie będzie w stanie wykonywać już swojej pracy. Najłatwiej ustalić wszystko indywidualnie z pracownikiem i zapytać, czy jest w stanie przywieźć sprzęt do siedzimy firmy i przy okazji załatwić formalności. Jeśli nie ma takiej możliwości, to firma powinna na swój koszt zorganizować kuriera, który odbierze laptopa, komórkę czy kartę dostępu. Koniecznie uwzględnij w harmonogramie czas na sprawdzenie, czy odesłany sprzęt jest kompletny.
Ostatniego dnia pracy powinno być miejsce na spotkanie z przełożonym, zespołem i ewentualnie przedstawicielem HR-u – w przypadku zdalnego offboardingu będzie to wideokonferencja. To czas na podziękowanie za współpracę, wspominanie wspólnych wesołych chwil i luźną rozmowę na zakończenie.
Zwykle zespoły same organizują dla kolegi lub koleżanki jakiś drobiazg na pożegnanie, ale warto również zachęcić współpracowników do napisania indywidualnych maili albo wystawienia rekomendacji na platformach zawodowych jak LinkedIn i Goldenline. Wszystko to ma sprawić, że odchodzący pracownik poczuje się doceniony i otoczony opieką w tych ostatnich dniach, a to zwykle ostatnie doświadczenia pamiętamy najlepiej.
