System ATS jest jak prawa ręka każdego HR-owca – tylko co zrobić, gdy orientujesz się, że ta ręka jest raczej kulą u nogi? Sprawdź, czego oczekiwać od systemu do rekrutacji, gdy chcesz wprowadzić go do swojej firmy albo wymienić na lepszy
System rekrutacyjny to podstawowe narzędzie pracy rekrutera. Każdy, kto pracował w większej firmie albo nowocześnie zarządzanej organizacji wie, że nie da się efektywnie pracować bez wsparcia nowoczesnych technologii. Dlatego właśnie potrzebujesz systemu, dzięki któremu będziesz sprawnie zarządzał i realizował wszystkie etapy związane z rekrutacją kandydatów i działaniami HR w Twojej firmie.
A jeśli myślisz, że to samo można zrobić za pomocą tabelek, to zachęcamy byś dał szansę profesjonalnemu ATS-owi. Gwarantujemy, że nie wrócisz do Excela, nawet jeśli Twoją supermocą są makra i tabele przestawne.
Ale jak wybrać właściwy system, który wyposażony jest w innowacyjne moduły i dobrze przemyślane rozwiązania? Przecież każdy zdaje sobie sprawę, jakim wysiłkiem organizacyjnym jest wdrożenie w firmie (a tym bardziej zmiana) softu dla pracowników. Dlatego właśnie jeszcze przed podjęciem decyzji musisz upewnić się, że wybrany przez Ciebie system ATS, to najlepszy możliwy wybór.
Obecnie każdy system rekrutacyjny powinien spełniać poniższe warunki:
- integracja z portalami i serwisami ogłoszeniowymi,
- selekcja aplikacji,
- operacje na bazie danych kandydatów,
- możliwość generowania różnorodnych raportów,
- komunikacja z kandydatami (e-maile i SMSy),
- różne typy konta dla współpracowników – np. hiring managerów,
- moduł poleceń pracowniczych,
- zgodność z RODO.
Jeśli rozważasz zakup systemu, który nie oferuje jednej z tych opcji, to poważnie się zastanów nad swoją decyzją. Jedną z pułapek, w jaką wpadają klienci jest założenie, że ATS to system tylko do rekrutacji. W efekcie uważają oni, że inne moduły nie będą wykorzystywane i można się bez nich obejść. Tymczasem Twój system powinien obejmować jak największą liczbę procesów zarządzanych przez dział HR. Im więcej oferuje, tym sprawniejsza i szybsza praca w zespole w zakresie maksymalnie wielu elementów candidate experience i employee journey.
ATS pomocą w onboardingu
W ostatnich latach coraz więcej firm przekonuje się do konieczności przemyślanego i zaplanowanego procesu wprowadzenia pracowników do organizacji. Wiele przedsiębiorstw dostało w tym zakresie dodatkowej motywacji w czasie pandemii COVID-19, kiedy zespoły z dnia na dzień trafiły na home office. Rekrutacje nie stanęły wtedy przecież w miejscu i nowe osoby oczekiwały dostosowanego do nowej rzeczywistości onboardingu.
Zdecydowanie wygrały wtedy firmy dysponujące rozwiązaniami technologicznymi, które można było wykorzystywać również w pracy zdalnej. Profesjonalny system ATS z modułem onboardingowym (np. HRlink) nie tylko porządkuje wszystkie kroki, ale też daje możliwość komunikacji z poszczególnymi uczestnikami procesu i pozwala łatwo monitorować realizację ustalonych zadań związanych z wdrożeniem nowych pracowników.
Ścieżki onboardingu dostosowane do potrzeb
Zwykle nie wszyscy pracownicy dostają od firmy jednakowy model wprowadzenia do organizacji. Najczęściej oprócz standardowego schematu istnieje nieco inny, dostosowany do stanowisk managerskich, a czasem pojawia się potrzeba również dodatkowych ścieżek. Przekazywane w ich ramach informacje i podejmowane kroki często się pokrywają, ale dobry system ATS powinien dawać działowi HR możliwość sprawnej organizacji różnych modeli dostosowanych do poszczególnych grup stanowisk.
– W HRlink stworzyliśmy, wspólnie z naszymi klientami, specjalny moduł do wdrażania pracowników. W jego ramach można zbudować jedną lub kilka własnych ścieżek – pamiętając także o cyfrowym wsparciu managera czy buddy’ego. To wszystko w przyjaznej formie, umożliwiającej podgląd statusu całego procesu. – wyjaśnia Krzysztof Sidorowicz pracujący jako Business Development Manager w HRlink. – Bo dobra komunikacja w onboardingu to przecież właściwe informacje we właściwym momencie przekazywane przy cyfrowym wsparciu i zaangażowaniu różnych interesariuszy w organizacji.
Jeśli masz wątpliwości, czy warto wdrażać moduł onboardingowy w Twojej firmie – bo przecież nowych osób nie jest aż tak wiele – to podejdź do tego zagadnienia myśląc długofalowo. Czy Twoja firma planuje dalszy wzrost zatrudnienia? Czy jesteś pewien, że Twój zespół nie będzie potrzebował nowych pracowników? Czy masz gwarancję, że obecni członkowie nie planują zmian w życiu zawodowym? Wprowadzanie innowacji technologicznych zawsze jest wyzwaniem i dodatkowym wysiłkiem dla zespołu, ale ta inwestycja z pewnością się zwróci w dłuższej perspektywie, gdy onboarding będzie szczegółowo zaplanowany i sprawnie zarządzany za pomocą odpowiedniego systemu.
Outplacement i offboarding nowocześnie
Strategiczne podchodzenie do żegnania odchodzącego pracownika to jeden z obecnych trendów w branży HR. Okazuje się, że i ten proces może być ułatwiony przez odpowiednie funkcjonalności systemu ATS w firmie.
HRlink oferuje udogodnienia w zarządzaniu procesem outplacementu, ale też materiały wspierające obie strony w trudnym czasie zakończenia współpracy. Dla osoby zwalnianej zostały przygotowane treści, które pomagają w zidentyfikowaniu swoich mocnych stron, postawieniu celów zawodowych, zadbaniu o swój wizerunek w sieci czy przygotowaniu się do udziału w procesach rekrutacji (np. jak napisać profesjonalne dokumenty aplikacyjne czy jak zachować się na rozmowach kwalifikacyjnych).
Z kolei manager, który mierzy się z wyzwaniem w postaci zwolnienia członka swojego zespołu, może liczyć na wsparcie w zakresie między innymi:
- przygotowania do zwolnienia pracownika,
- wsparcia psychologicznego,
- mapy pożegnania,
- komunikacji z zespołem.
Dzięki temu obie strony mogą liczyć na dostosowane do ich potrzeb materiały, których celem jest ułatwienie rozstania i zadbanie o dobry wizerunek pracodawcy. Tym samym firma pokazuje, że jej pracownicy są dla niej ważni na każdym etapie współpracy.
