Przed Twoją organizacją duże zmiany? Chcecie stać się firmą lepiej odpowiadającą na zapotrzebowania rynku i klientów? HR to dział, który stoi w pierwszym szeregu zespołów wspierających innowacje – sprawdź, jak robić to w sposób przemyślany
Niezależnie od tego, jaką innowację chcesz zaimplementować w Twojej organizacji, koniecznie pamiętaj o kilku podstawowych zasadach. Zamierzasz wdrożyć system ATS (Aplicant Tracking System), chatboty w rekrutacji, zupełnie nową wizję onboardingu czy może chcesz, by cały dział zaczął pracować zgodnie z nową metodyką np. Scrum? Każde takie wdrożenie to dla zespołu zmiana, która dla części osób może stać się trudnym doświadczeniem.
Najczęstsze obawy przed wdrażaniem nowych technologii wśród pracowników to:
- niedostrzeganie potrzeby wprowadzania zmian,
- niechęć wobec uczenia się i zdobywania nowych umiejętności,
- ogólne poczucie nieradzenia sobie z nowymi technologiami,
- niepokój wywołany nieznanym i ewentualnymi trudnościami,
- niezadowolenie wywołane konieczność większego wysiłku i zaangażowania,
- poczucie zagrożenia własnej pozycji.
Oczywiście dział HR niejako ze swojej definicji powinien być znacznie bardziej otwarty na zmiany i optymalizacje. W praktyce nie zawsze tak jest. Dlatego postaraj się tak zaplanować i poprowadzić proces wdrożenia, by Twoi współpracownicy szybko stali się jej największymi ambasadorami.
Po co nam ten system?
Przyjmijmy jako przykład innowacji wymianę systemu ATS w organizacji. Co prawda, firma od dłuższego czasu korzysta z systemu rekrutacyjnego, ale zarządzający tym obszarem widzą jego liczne wady – m.in. brak możliwości generowania bardziej skomplikowanych raportów, trudności z przeszukiwaniem bazy kandydatów, a przede wszystkim brak wsparcia producenta, który nie rozwija swojego systemu i ten w międzyczasie zaczął mocno odstawać od standardów oferowanych obecnie na rynku.
Jak to jednak zwykle bywa w takich sytuacjach – pracownicy przyzwyczaili się do systemu. Dobrze go znają, potrafią omijać jego mankamenty i szybko wykonują codzienne czynności z jego użyciem. Pomysł wymiany oprogramowania pochodzi od kierownictwa i obawa przed reakcją pracowników jest jak najbardziej uzasadniona. Mogą pojawić komentarze o „uszczęśliwianiu na siłę” i narzekanie, że lepsze jest wrogiem dobrego. Co więcej, obawy rekruterów mogą szybko przejąć pozostali pracownicy. Warto już na etapie planów tak zaplanować cały proces, by maksymalnie ułatwić wszystkim zrozumienie motywów zmiany i jej implementację.
Innowacja inkluzywnie
Receptą na sprawne wdrożenie zmian jest maksymalne angażowanie wszystkich zainteresowanych w cały proces. Już na samym początku zorganizuj spotkanie i szczegółowo wyjaśnij powody, dla których planujesz wymianę oprogramowania. Unikaj ogólników. Zamiast nich podawaj konkretne przykłady np. pokaż funkcje oferowane przez inne systemy ATS. Mogą to być choćby moduł poleceń pracowniczych, onboarding czy multiposting na ponad 40 portalach ogłoszeniowych (to udogodnienia oferowane przez HRlink).
Bardzo istotnym elementem jest zaangażowanie współpracowników w proces decyzyjny. Pamiętaj jednak, by nie pytać „czy” chcą nowy soft, ale „jaki” powinien on być. Możesz zorganizować spotkania z przedstawicielami kilku systemów albo jedno, na którym wybrana osoba podsumuje poszczególne oferty. Pozwól pracownikom wypowiedzieć się, co jest dla nich priorytetem. Niech wskażą także to, co będzie miłym, ale niekoniecznie ważnym dodatkiem i postaraj się, by te głosy zostały uwzględnione. Inaczej Twój zespół może poczuć się lekceważony.
Na etapie wdrażania wybranego systemu dbaj o to, by Twoi pracownicy mieli zapewnione szkolenia. Pozwolą one na zapoznanie się z nowym narzędziem ich pracy. Każdy uczy się w nieco innym tempie i potrzebuje indywidualnego wsparcia – zwróć na to uwagę wdrożeniowcom. To bardzo ważna faza wdrożenia, która często przytłacza mnogością informacji i wywołuje bezsilność która pojawia się w obliczu trudności. Zapewnij swoim pracownikom wsparcie i dostęp do osób, które będą szybko i sprawnie rozwiązywać problemy techniczne i wyjaśniać wątpliwości. Upewnij się już na etapie wyboru systemu, jak wygląda wsparcie wdrożenia i na co konkretnie możesz liczyć Ty i Twoi współpracownicy.
Po zakończeniu implementacji postaraj się o podsumowanie całego procesu. Niech to będzie okazja do świętowania 😊 Doceń osoby, które szczególnie zaangażowały się przy wdrażaniu systemu. Możesz zebrać kilka liczb pokazujących wysiłek zespołu – np. ilość zgłoszonych poprawek czy ilość raportów wygenerowanych już w ramach nowego systemu. Koniecznie poproś również feedback Twoich kolegów i koleżanki. Jak pracownicy oceniają nowe narzędzie, na ile spełniło oczekiwania, jakie funkcje szczególnie doceniają. To tylko niektóre z pytań, na które dobrze poznać odpowiedzi.
Warto również porozmawiać o samym procesie wdrożenia – co można było zrobić lepiej? Czego zabrakło? Na ile sprawdził się zaplanowany terminarz? Na ile pracownicy są w stanie samodzielnie wykorzystywać nowe funkcjonalności? Co jeszcze można zrobić, by ułatwić pracę z nowym narzędziem?
O tym koniecznie pamiętaj
Jeśli bierzesz pod uwagę wdrożenie w organizacji innowacji, które dotyczą obszaru Human Relations, to nie zapomnij wziąć pod uwagę poniższych czynników:
- Bezpieczeństwo danych osobowych to priorytet – dział HR ma pod swoją opieką dane wrażliwe w postaci nazwisk, adresów i numerów telefonów setek kandydatów, dlatego kilka razy upewnij się, że podczas wszelkich zmian w technologii czy procedurach te bazy pozostaną odpowiednio chronione
- Prawnik służy radą – jeśli nie masz pewności, jaki dostęp np. do firmowych baz danych powinna dostać zewnętrzna firma albo czy oferowane przez nią usługi i zabezpieczenia są wystarczające, to warto zaangażować już na początku prawnika, który zweryfikuje, czy interesy Twojej firmy są zaopiekowane
- Zaangażuj liderów i management – zmiany w HR wpływają pośrednio na całą organizację, dlatego bądź przykładem transparentności i wyjaśnij z wyprzedzeniem, co się zmieni i jakie będzie to miało konsekwencje dla poszczególnych zespołów.
ATS baza kandydatów Candidate Experience e-book employee experience employer branding feedback goldenline HR hr business partner hrlink hrwspiera informacja zwrotna kandydat kariera konferencja konferencja hr konkurs konkurs hr marka pracodawcy marketing multiposting ogłoszenie o pracę onboarding outplacement people innovation polecenia pracownicze poradnik hr praca raport raport hr rekrutacja rekrutacja online rekrutacja zdalna rekruter rekruterka skuteczna rekrutacja sourcing system ATS system do rekrutacji system rekrutacyjny trendy hr webinar webinar hr wydarzenia
