Zatrudnienie pracownika po długiej i trudnej rekrutacji to inwestycja firmy. Jeśli nowy talent decyduje się na szybkie odejście z organizacji albo jego produktywność rośnie wolno – firma traci. Buddy to jeden z mechanizmów ochrony tej inwestycji i potencjalnie zwycięski onboarding
Buddy wsparciem nowych pracowników
Jak wyglądał Wasz pierwszy dzień w pracy? Na ile stresował Was nowy początek? Czy zastanawialiście się, jak należy się ubrać, gdzie coś zjecie albo czy traficie na sympatyczny i pomocny zespół? A może do dziś pamiętacie ciężkie chwile z nowym systemem, który musieliście opanować albo niejasne polecenia szefa, który poświęcił Wam za mało czasu? Cóż prawdopodobnie lekarstwem na wszystkie te problemy mógł się okazać buddy.
Obecnie łączenie nowych pracowników z opiekunami wybieranymi wśród pracowników z dłuższym stażem staje się coraz popularniejsze. Ich kontakty i spotkania trwają najczęściej od miesiąca do pół roku. Choć warto pamiętać, że według ekspertów sugerowany czas programu to co najmniej trzy miesiące.
– To osoba, która będzie naszym przewodnikiem w nowej rzeczywistości. – wyjaśnia Alina Michałek, zajmująca się obszarem HR w Goldenline i HRlink. – To również osoba, którą mogę pytać o różne sprawy związane z firmą, jej kulturą, tym wszystkim, co nie jest oczywiste, czego jeszcze nie wiem, a co pomoże mi lepiej zrozumieć nowe środowisko. To mój punkt kontaktu i okulary przez które widzę zwyczaje panujące w firmie. To ktoś, kto zawsze mi pomoże i skieruje do właściwej osoby.
Kto nadaje się na buddy’ego?
Wybierając pracowników, którzy w następnym kroku będą parowani z nowozatrudnionymi, warto szukać osób mających jak największe szanse na sukces w tej roli. Jeśli nie jest to dla Ciebie jeszcze oczywiste, to wyjaśniamy, że buddym nigdy nie powinien być przełożony. Każdy buddy powinien mieć poniższe cechy:
- odpowiednio długi staż pracy, dzięki któremu pracownik dobrze zna firmę, świetnie odnajduje się w jej kulturze organizacyjnej i zna pozostałych członków zespołu,
- dostępność – co z tego, że dany pracownik zna firmę jak własną kieszeń i wszyscy go lubią, jeśli prawie co dzień zostaje po godzinach, a jego kalendarz pęka w szwach? Opiekun musi znaleźć czas na spotkania i wsparcie dla swojego podopiecznego,
- otwarta osobowość i komunikatywność – w roli buddy’ego sprawdzą się osoby dobrze odnajdujące się w budowaniu nowych relacji, lubiące poznawać nowych ludzi, empatyczne i czerpiące radość z pomagania innym,
- zaangażowanie – z niewolnika nie ma pracownika i podobnie będzie z buddym. Jeśli obsadzisz w tej roli kogoś, kto tego nie chce, to na wsparcie i fajną relację zwyczajnie nie ma co liczyć.
Dopasuj buddy’ego do pracownika
Co istotne, trzeba tutaj pamiętać zarówno o cechach, jakie powinien mieć każdy buddy, ale też o właściwym dopasowaniu opiekuna do nowego pracownika. Badania wskazują, że nowi pracownicy znacznie bardziej doceniają opiekunów, którzy raportują do tego samego przełożonego. Wyjaśnienie jest bardzo proste. Osoby z tych samych teamów zwykle o niebo lepiej znają obszary kluczowe dla nowego pracownika takie jak praca działu, obowiązki na danym stanowisku, osoby tworzące zespół czy specyfika i oczekiwania konkretnego managera. Buddy ze sprzedaży mimo najlepszych chęci nie będzie w stanie wesprzeć kolegi z obsługi klienta np. w jego kłopotach z opanowaniem systemu czy specyfikacji produktów.
Przy łączeniu dwóch stron warto też szukać osób podobnych do siebie. Najważniejszy na liście jest wiek. Świeżo upieczony absolwent może mieć spore problemy w odnalezieniu wspólnego języka z kolegą o 20 lat starszym. Obie osoby powinny mieć zbliżone stanowiska, inaczej trudno o partnerską relację. Jeśli chodzi o płeć, to można przyjąć ją jako jedno z kryteriów dopasowania, ale nie jest to konieczne. Z kolei dobieranie osób pod kątem indywidualnych cech osobowości jest z pewnością pożądane, ale rzadko mamy do tego realne warunki. Zwykle przecież grono buddych nie jest aż tak duże, a poza tym w czasie rekrutacji rzadko mamy możliwość wystarczająco poznać danego kandydata.
Co właściwie robi buddy w onboardingu?
Opiekun nowo zatrudnionej osoby ma być jej wsparciem w nowym miejscu pracy. Jego najważniejszą rolą jest wprowadzenie nowego kolegi lub koleżanki w kulturową i społeczną specyfikę firmy. W praktyce chodzi o to, by buddy był odpowiedzialny m.in. za:
- oprowadzenie podopiecznego po firmie,
- przedstawienie go w zespole i wśród innych współpracowników,
- wprowadzenie w zasady życia biurowego (np. dress code, przerwy, wzajemne zwracanie się do siebie itp.),
- przekazanie wskazówek ułatwiających życie w danej firmie typu, gdzie zjeść dobry obiad, do kogo iść po zgubieniu karty wejściowej, jak najlepiej dojechać do biura czy gdzie można przypiąć rower.
Jeśli nowy pracownik nie wie, do kogo skierować swoje pytanie, to powinien poprosić o pomoc właśnie buddy’ego. Jeśli oboje mają podobne obowiązki zawodowe, to zakres możliwych pytań poszerza się o wątki merytoryczne i to świetnie. Bo dzięki temu nowy członek zespołu ma możliwość szybszego wdrożenia się do swojej roli w firmie.
O czym powinien pamiętać buddy i HR?
Przede wszystkim osoby biorące udział w programie należy odpowiednio wybrać i przygotować do nowej roli. Dobrze sprawdzą się dedykowane szkolenia na żywo lub online. Każdy buddy musi rozumieć, czego się od niego oczekuje i mieć wsparcie działu HR, który nie tylko koordynuje cały proces, ale też w razie potrzeby służy radą firmowym opiekunom.
Kolejny ważny element to jasny podział obowiązków wśród wszystkich osób zaangażowanych we wprowadzenie nowego pracownika. Niestety częstą bolączką tego typu programów onboardingowych są spięcia albo wzajemne przerzucanie na siebie zadań między hiring managerem a buddym. Aby temu zapobiec, czytelnie podziel, co należy do obowiązków przełożonego, a co jest po stronie opiekuna. Nie wszystkie punkty zapalne da się przewidzieć z góry, dlatego koniecznie regularnie badaj opinie wszystkich stron procesu. Wprowadzaj zmiany bazujące na płynących z nich wnioskach.
Trzeba też pamiętać, że nie każdy nowy pracownik będzie skłonny do zadawania pytań. Dlatego tak ważna jest proaktywna postawa buddy’ego, który powinien od czasu do czasu z własnej inicjatywy sprawdzać, jak radzi sobie jego podopieczny. Wiele programów z góry ustala minimalną liczbę i częstotliwość spotkań, choć trzeba dać zainteresowanym możliwość zmiany tych założeń. Jeśli obie strony zamiast spotkania w salce konferencyjnej albo – typowego dla pracy zdalnej – calla czy wideokonferencji wolą razem zjeść lunch, umówić się na herbatę albo iść po pracy na piwo, to jak najbardziej należy się z tego cieszyć. Przecież relacja między buddym a jego podopiecznym z założenia ma charakter nieformalny i to sami zainteresowani powinni dostosowywać ją do swoich potrzeb i preferencji.
Interesujesz się poradami ekspertów w zakresie również innych aspektów związanych z onboardingiem? Koniecznie pobierz przygotowany przez nas bezpłatny raport ekspercki „Idealny onboarding”. Cenisz jakościowe treści? Zaglądaj regularnie na blog HRlink oraz na blog HR Goldenline z mnóstwem inspiracji dla HR i EB Managerów.
ATS baza kandydatów Candidate Experience e-book employee experience employer branding feedback goldenline HR hr business partner hrlink hrwspiera informacja zwrotna kandydat kariera konferencja konferencja hr konkurs konkurs hr marka pracodawcy marketing multiposting ogłoszenie o pracę onboarding outplacement people innovation polecenia pracownicze poradnik hr praca raport raport hr rekrutacja rekrutacja online rekrutacja zdalna rekruter rekruterka skuteczna rekrutacja sourcing system ATS system do rekrutacji system rekrutacyjny trendy hr webinar webinar hr wydarzenia
