Wybór systemu ATS to ważna decyzja, a wybrany program będzie długo towarzyszył firmie. Co warto wziąć pod uwagę? Co sprawdzić? Przeczytaj i wybierz najlepsze rozwiązanie dla Twojej organizacji
Diagnoza potrzeb ATS
Zanim rozpoczniesz przegląd dostępnych na rynku systemów ATS (Applicant Tracking System), przeprowadź analizę potrzeb, jakie w zakresie nowej technologii obserwujesz w Twojej firmie. Zapytaj o zdanie swoich współpracowników – w pierwszej kolejności rekruterów, ale daj też możliwość udziału w dyskusji hiring managerom.
Spróbuj zdefiniować między innymi:
- Co zabiera rekruterom najwięcej czasu?
- Które elementy procesu to tzw. wąskie gardła?
- Jakie problemy techniczne są obecnie Waszym największym ograniczeniem?
- W jaki sposób teraz badasz efektywność rekrutacji? Jakie dane pozwoliłyby Ci na pogłębione analizy?
- Jak często Twoi kandydaci „wypadają” z procesów bez znanej Ci przyczyny?
- Jak ogólnie oceniasz skuteczność firmowych rekrutacji?
Gdy krytycznie spojrzysz na procesy rekrutacyjne w Twojej firmie, będzie Ci łatwiej zdefiniować słabe i mocne strony obecnej organizacji pracy. A stąd już tylko krok do zdefiniowania potrzeb, jakie Twoja organizacja ma w zakresie wsparcia technologicznego dla działu HR. Dzięki temu o wiele łatwiej będzie Ci znaleźć narzędzie, które bezpośrednio pomoże w przyspieszeniu i usprawnieniu codziennej pracy osób zaangażowanych w poszukiwania nowych pracowników.
Wybieraj długofalowo
Nasze doświadczenia pozwalają nam z całą pewnością stwierdzić – ATS, to system, który wybiera się na lata. Dlatego przy wyborze dobrze jest uwzględnić większe potrzeby niż obserwujesz dzisiaj. Przecież w ciągu kilku lat firma może znacząco rozwinąć zespół, co będzie wymagało nieporównanie większego zaangażowania rekruterów i wywoła ogromny wzrost liczby procesów rekrutacji.
To też rodzi konieczność zorganizowania w sposób uporządkowany wielu dodatkowych procedur i procesów. Przykładowo łatwo jest wprowadzać do firmy czy działu średnio jedną osobę na dwa miesiące, ale co jeśli liczba nowych pracowników podskoczy do pięciu osób miesięcznie? Wtedy potrzebujesz ustrukturyzowanego i powtarzalnego onboardingu, wiec warto już teraz wybrać system, który posiada takie funkcjonalności.
Szukaj partnera a nie produktu
Długofalowo warto również spojrzeć na dostawcę systemu rekrutacyjnego. Pamiętaj, że ta część rynku od kilku lat intensywnie się rozwija. Narzędzia są udoskonalane i wzbogacane o kolejne funkcje. Być może pięć lat temu Twoja firma nie sądziła, że może potrzebować wsparcia technologicznego w zakresie offboardingu. Ale jeśli w międzyczasie używany system został rozbudowany o moduł outplacementowy, to daje Ci to dodatkowe możliwości i ułatwia wdrożenie nowych rozwiązań i programów dla pracowników.
Co więcej, niektórzy dostawcy (np. HRlink) oferują również dodatkowe usługi m.in. tysty online czy dostęp do platform SMS, dzięki czemu zyskujesz dostęp do kolejnych narzędzi w dobrej cenie i z gwarancją łatwej integracji z już używanym systemem. Lepiej mieć większy wybór niż go nie mieć.
Dlatego warto spojrzeć na potencjał rozwojowy danej firmy. Na tym polu oczywistą przewagę zyskują systemy, których producent staje się partnerem firmy – nie tylko na czas wdrożenia, ale i w okresie późniejszego użytkowania softu. Dzięki temu nie tylko masz możliwość zwrócenia się do Twojego opiekuna, ale też możesz korzystać z funkcjonalności, które twórcy ATSu opracują również po implementacji systemu w Twojej organizacji. Takiego komfortu nie zapewnią Ci tzw. systemy pudełkowe, w których kupujesz gotowy produkt i nie ma pola manewru na dostosowanie go do Twoich potrzeb.
Jak sprawdzić potencjał danego systemu? Zapytaj o możliwość indywidualnych ustawień dla Twojej firmy. Zapytaj również, jak duży jest zespół stojący za danym narzędziem i jakie funkcjonalności zostały dodane do oferowanego softu na przestrzeni ostatniego roku.
Zapewnij firmie wsparcie we wdrożeniu
Proces wdrożenia nowego systemu ATS dla każdej organizacji jest dużą zmianą dla pracowników. Integracja z narzędziami używanymi w firmie, przenoszenie danych, pierwsze tygodnie pracy z nowym systemem – to wszystko jest dużym wyzwaniem dla działu HR. Wiele zależy również od otwartości rekruterów i ich ogólnej umiejętności przyswajania nowych technologii. Warto zapytać, czy pracownicy mieli w przeszłości okazję pracować na danych systemach rekrutacyjnych i poprosić ich o opinię. Poza tym system systemowi nierówny i dużą rolę odgrywa tzw. UX czyli stopień przyjazności i intuicyjności ATSu dla jego docelowych użytkowników.
Niezależnie od tego, które rozwiązanie wybierzesz, upewnij się, że Twoi współpracownicy będą mieli zapewnione odpowiednie wsparcie i profesjonalną pomoc ze strony dostawcy systemu. W szczególności warto sprawdzić:
- jaki jest plan szkoleń producenta systemu dla Twoich pracowników,
- na jakie materiały pomocnicze możesz liczyć,
- jak będzie wyglądała integracja systemu z innymi narzędziami wykorzystywanymi już teraz w firmie,
- czy dla Twojej firmy zostanie wyznaczony indywidualny opiekun z ramienia dostawcy systemu,
- jak wygląda system wsparcia technicznego po zamknięciu wdrożenia,
- czy dany dostawca ma doświadczenie we wdrożeniach w organizacjach podobnych do Twojej.
Wybierz najlepszy ATS na rynku
Gdy zbierzesz już wszystkie ważne informacje i potrzeby z wewnątrz organizacji i zapoznasz się ofertami różnych producentów, to postaraj się sprawdzić opinie o poszczególnych technologiach. Zapytaj o nie znajomych rekruterów lub poproś o rekomendację na grupach poświęconych pracownikom działów HR i EB. Pamiętaj jednak, że nie istnieje jeden idealny system – każde narzędzie należy dobierać do potrzeb konkretnego przedsiębiorstwa.
W ten sposób spróbuj ograniczyć finalne opcje do maksymalnie trzech dostawców. Z tymi firmami warto się spotkać i poprosić o prezentację dema ich narzędzi. Zbierz również oferty na rozważane systemu, by porównać ceny i sprawdzić możliwości finansowe Twojego budżetu.
Powodzenia w wyborze najlepszego systemu ATS dla Twojej firmy!
