Trendy w onboardingu

Onboarding bez wątpienia zyskuje na znaczeniu i coraz więcej organizacji w sposób przemyślany i planowy wprowadza nowych pracowników. Przeczytaj, jakie trendy będą miały znaczenie w 2022 roku 

Zmiana akcentów?

Początkowo onboarding skupiał się na koniecznych elementach, bez których nie da się zacząć pracy, a czasem są nawet wymagane prawem. Chodzi przykładowo o szkolenie BHP, uzupełnienie dokumentów związanych z zatrudnieniem czy przekazanie koniecznych dostępów. Obecnie jest to oczywiście również uwzględniane w procesie wdrożenia pracownika, ale nacisk kładzie się teraz na pewne doświadczenie. Działom HR bardziej niż na przekazaniu konkretnej wiedzy zależy na dobrym starcie employee journey. Nic dziwnego, bo to właśnie podczas pierwszych dni i tygodni nowy pracownik wyrabia sobie opinię o swoim pracodawcy. 

Na wcześniejszych etapach kontaktu z firmą pracownik prawdopodobnie słyszał już co nieco o kulturze organizacyjnej. Ma też w głowie jakiś obraz, na który wpływ miały rozmaite komunikaty employer brandingowe. Teraz wreszcie przychodzi pora, by z jednej strony tę wiedzę pogłębić, a z drugiej – sprawdzić ich prawdziwość. Dlatego tak ważna jest spójność komunikacji firmy na wszystkich polach i pamiętanie o nadrzędnych celach całego procesu. 

– Niewątpliwie niektóre aspekty onboardingu będą się różnić w zależności od firmy, ale niezależnie od roli i stanowiska nowego pracownika, trzy elementy onboardingu powinny być stałe i najważniejsze: marka i kultura oraz cele firmy – komentuje Karolina Karwowska, doradca biznesowy. – Na etapie onboardingu nowi pracownicy powinni poznać i zrozumieć wyjątkowość organizacji, jej marki, produktów i sposobu działania na rynku. Firmy muszą powiązać nowego pracownika z misją i celem organizacji oraz pokazać, jaki wpływ ma jego praca na markę firmy, na realizację jej celów czy też doświadczenie klienta. 

Zanim zaczniesz onboarding 

Na popularności zyskuje preonboarding czyli działania skierowane do świeżo zatrudnionej osoby jeszcze przed jej pierwszym dniem u nowego pracodawcy. Celem jest wywarcie dobrego wrażenia, ale też maksymalne ułatwienie pracownikowi startu w nowym miejscu i nowej roli. Marta Kozieł z Antal Polska podpowiada, o czym warto pamiętać planując preonboarding: 

• formalności – np. skierowanie na badania lekarskie, umowa, regulaminy, z którymi musi zapoznać się każdy zatrudniony w organizacji; 
• przesłanie specjalnie opracowanego materiału – np. prezentacji, filmu lub dokumentu, który wita nowego pracownika i zawiera przydatne dla niego na tym etapie informacje, czyli m.in. plan pierwszego dnia, harmonogram szkoleń onbordingowych, informacje na temat dress code’u itp.; 
• kontakt z buddym; 
• welcome-pack, czyli zestaw specjalnie dla świeżo upieczonych pracowników; 
• poznanie współpracowników; 

• przekazanie sprzętu, a także wszystkich dostępów; 
• stanowisko pracy – jeśli praca będzie miała charakter stacjonarny. 

Co istotne, w procesie preonboardingu nie wolno zapominać o teamie, do którego już wkrótce dołączy nowy pracownik. Lider powinien przekazać zespołowi z wyprzedzeniem informację kto, kiedy i w jakiej roli dołączy do zespołu. 

Wpływ home office na onboarding 

Pandemia wymusiła na organizacjach przeniesienie wszystkich działań z trybu stacjonarnego do online. Jednym z nich był również proces wprowadzenia nowych pracowników i właściwie można już teraz powiedzieć, że firmy poradziły sobie z tym zadaniem. Na znaczeniu zyskały bazy wiedzy, a cały proces został zmodyfikowany pod nowe potrzeby. 

– Kluczowe w zdalnym onboardingu oraz codziennej pracy na odległość, jest bycie zorganizowanym, jasne przekazywanie wiedzy i oczekiwań, ważenie priorytetów i skuteczna komunikacja – zauważa Marta Domasz z WP Desk. – Ważne jest, by nowemu pracownikowi ułatwić wdrożenie ucząc go “zdalnego sposobu myślenia”, by praca zdalna była dla niego przyjemną codziennością zwieńczoną sukcesem. 

Ze względu na pandemię poszczególne procedury zyskały swoje odpowiedniki dostosowane do warunków home office, wdrożono też liczne dodatkowe narzędzia, platformy i komunikatory. Natłok tych systemów często bywa największym wyzwaniem właśnie dla nowych pracowników, którzy w bardzo krótkim czasie dostają dużą porcję wiedzy, a jednocześnie stoją przed koniecznością szybkiego opanowania wielu narzędzi. Oprócz poczty elektronicznej pojawiają się między innymi Intranet, firmowy komunikator, system do zarządzania projektami, platforma do obsługi benefitów pracowniczych (np. multicafeteria) i platforma do udziału w szkoleniach online.  

Czyim zadaniem jest wdrożenie pracownika w ich używanie? Czy to rola hiring managera, działu HR, a może buddy’ego? Doświadczenia z ostatnich miesięcy pokazują, że nowo zatrudnieni pracownicy gubią się w natłoku firmowych technologii, a proces onboardingu nie wystarczająco odpowiada na ten problem. Dlatego w kolejnych miesiącach organizacje będą dążyły do uporządkowania wykorzystywanych w ramach pracy zdalnej narzędzi i bardziej optymalnego wprowadzania w nie nowych członków zespołu. 

Jak ulepszać proces wdrożenia pracowników? 

Projektując zmiany w procesie wdrożenia nowego członka zespołu zawsze warto popatrzeć na wszystkie kroki z jego punktu widzenia. Spróbujmy wejść w buty świeżo upieczonego pracownika i poszukać elementów, które mogą być dla niego niezrozumiałe, zagmatwane albo zwyczajnie niepotrzebne na tym etapie spotkania z organizacją. W wyłapaniu słabych punktów onboardingu i ich ulepszeniu mogą pomóc nam poniższe rozwiązania: 

• do prac nad onboardingiem stwórz zespół projektowy – doświadczenie i wiedza reprezentantów działu HR są kluczowe, ale inni pracownicy też wiele wniosą! Zaproś do procesu np. osobę odpowiedzialną za employer branding, lidera często występującego w roli hiring managera, kogoś z kreatywnymi pomysłami czy pracownika, który niedawno przebył swój onboarding i może podzielić się cennymi insightami; 
• badaj uczestników onboardingu – możesz wybrać m.in. ankiety, wywiady indywidualne na podstawie stałego scenariusza czy grupy focusowe;  
• porozmawiaj z pracownikami, którzy ostatnio pomagali kolegom i koleżankom w roli buddych – być może udało im się zaobserwować, z czym Twoja grupa docelowa często ma trudność; 

• zaproś do wsparcia procesu docelowy zespół świeżo zrekrutowanego pracownika – przypomnij im, że wszyscy gracie do jednej bramki, a jak najlepsza i szybka aklimatyzacja nowej osoby jest w interesie całego teamu.