Kto raz spróbował pracy z wykorzystaniem profesjonalnego systemu do rekrutacji, ten już bez niego nie wyobraża sobie życia w HR. Ale na co zwracać obecnie uwagę przy wyborze tego narzędzia? Jakie funkcjonalności powinien teraz mieć nowoczesny system ATS? Sprawdź, jakie daje możliwości nie tylko dla zespołów HR
Prawa ręka w rekrutacji
ATS, czyli applicant tracking system to podstawowe narzędzie w rękach rekrutera – ten system został stworzony specjalnie z myślą o procesach i całości ścieżki związanej z publikacją ogłoszeń o pracę, selekcją aplikacji, zarządzaniem bazą czy komunikacją z kandydatami. Zwłaszcza obecnie w czasach pracy zdalnej kompleksowy system rekrutacyjny to właściwie must have każdej większej organizacji. Dość powiedzieć, że ponad 98% przedsiębiorstw z listy Fortune 500 wykorzystuje systemy ATS.
Holistyczne ujęcie, integracja z portalami publikującymi ogłoszenia czy możliwość generowania szczegółowych raportów pokazujących czas trwania, nakład pracy i wymierne efekty poszczególnych elementów procesu – to teraz już absolutny standard. Jeśli system do rekrutacji w Twojej firmie nie posiada tych cech, to już dzisiaj zacznij rozglądać się za nowym softem. Warto jednak pójść dalej i przy wyborze systemu postawić mu poprzeczkę jak najwyżej. Czego jeszcze należy oczekiwać od systemu rekrutacyjnego podpowiada przedstawiciel branży:
– Dobry system ATS powinien odpowiadać i wspierać realizację celów biznesowych nie tylko zespołu HR, ale także innych jednostek – mówi Krzysztof Sidorowicz, Business Development Manager w HRlink. – To nie tylko komfort codziennej pracy, ale też opcje, możliwe customizacje dostosowujące się do systemów i rozwiązań organizacji, dzięki którym proces rekrutacji, a potem onboardingu czy nawet outboardingu mogą być jeszcze sprawniejsze nie tylko dla jego uczestnika czy uczestniczki, ale także dla wszystkich interesariuszy całego procesu – rekrutera, HR Business Partnera, managera, a nawet zespołu, w którym pojawia się pracownik czy pracowniczka. Ogromne znaczenie ma także bezpieczeństwo danych i zgodność z RODO i innymi kwestiami prawnymi. Dzięki temu przy okazji rekrutacji możemy stworzyć sobie naszą bazę CV i optymalizować różne kanały rekrutacyjne.
Nie tylko rekrutacja
Czy proces onboardingu jest immanentną częścią rekrutacji? Cóż, podejścia są różne, więc lepiej zostawić to teoretykom Human Relations. Dla praktyków istotne jest to, że nawet najdłuższa i najtrudniejsza rekrutacja kiedyś się kończy i stajesz przed kolejnym zadaniem, które polega na efektywnym wdrożeniu nowego członka zespołu. A co byś powiedział, gdybyś i tym procesem mógł zarządzać poprzez Twój system ATS? Brzmi dobrze, prawda?
Wiedzą o tym także twórcy systemów rekrutacyjnych i dlatego jeden z trendów to moduły umożliwiające dostosowanie onboardingu i łatwą komunikację z nowoprzyjętym pracownikiem. Najlepsze systemy oferują w ramach tego bloku funkcjonalności między innymi:
- informacje o firmie,
- materiały i dokumenty, z którymi pracownik powinien się zapoznać,
- formularze i ankiety do wypełnienia,
- kalendarz szkoleń i spotkań wdrożeniowych,
- prezentacje z odbytych kursów,
- listy zadań do wykonania – dla pracownika oraz opiekuna wdrożenia,
- osoby do kontaktu razem z ich funkcjami np. przedstawiciel działu HR, buddy, przełożony itp.
Warto dodać, że coraz więcej systemów oferuje także wsparcie outplacementu czyli procesu wyjścia pracownika z organizacji. Dedykowane narzędzia ułatwią dopilnowanie formalności, pomogą zebrać od odchodzącego członka zespołu potrzebne informacje i zagwarantują łatwe zarządzenie wszystkimi elementami i procedurami nawet przy dużej skali.
Funkcjonalny czy mający dużo funkcji?
Zdecydowanie nie. Duża ilość różnorodnych opcji, narzędzi i możliwości naszego systemu – to jedno. Natomiast jego funkcjonalność to zupełnie inna para kaloszy. Co z tego, że soft będzie naprawdę bardzo rozbudowany, jeśli jego użytkownicy raz za razem będą się w nim gubić? Nierzadko zdarza się, że na szkoleniu przedstawiciel firmy pokazuje wiele świetnych funkcji, a potem po wdrożeniu nikt z zespołu nie jest w stanie ich sprawnie odszukać. Porozmawiaj z osobami, które miały okazję pracować na danym systemie – jeśli z frustracją w głosie opowiadają, że miały ochotę co chwilę krzyczeć „Gdzie ja jestem?” czy „Jak się stąd wychodzi?”, to drogi rekruterze i droga rekruterka – nie idźcie tą drogą.
Klucz do sukcesu i zadowolenia użytkowników leży bowiem w prostym i przyjaznym interfejsie. Nawet najlepsi programiści nie stworzą funkcjonalnego systemu – to rola ekspertów od UX czyli user experience. Ich zadanie polega na takim zaprojektowaniu całego systemu, by był on nie tylko atrakcyjny wizualnie, ale przede wszystkim intuicyjny dla docelowego użytkownika. Chodzi o to, by poruszanie się po systemie wymagało jak najmniejszego wysiłku. Soft i nawigacja po nim ma się kierować nie logiką programisty (ta często pokrętnymi i wyboistymi ścieżkami kroczy…), ale zwykłego użytkownika spoza IT, dla którego przeznaczony jest dany program komputerowy.
Nie ma jak polecenie
Nikogo nie trzeba przekonywać, że polecenia pracownicze to szczególnie cenne źródło kandydatów. Spróbujemy Cię jednak namówić na system ATS, który pozwoli Ci sprawnie i łatwo zarządzać programem poleceń nowych kandydatów w przedsiębiorstwie, dla którego pracujesz. Oczywiście, jeśli jeszcze nie jesteś wśród HR-owców, którzy tak właśnie działają. A możesz nam wierzyć – jest ich coraz więcej.
– ATS to nie tylko system, dzięki któremu będziemy ponosić realne oszczędności związane z zakupem portali ogłoszeniowych, oszczędnością czasu na różnych prostych, ale zajmujących czynnościach – mówi Adam Piwek z HRlink. – To dzisiaj rozwiązanie bez którego nie może obyć się firma, która myśli o rozwoju. W HRlink rozumiemy doskonale, że funkcje rekrutacyjne ATS to zdecydowanie za mało. Dlatego nasi klienci mogą korzystać z wielu opcji, które odpowiedzą na ich potrzeby biznesowe, związane np. ze stworzeniem strony kariery, wykorzystaniem HRlink do wdrożenia nowego pracownika, a przede wszystkim wdrożeniem systemu poleceń pracowniczych, który nie tylko zdaniem naszych klientów długofalowo stanowi jeden z najbardziej efektywnych kanałów rekrutacyjnych.
Jeśli do tej pory polecanych kandydatów skrupulatnie wpisywałeś w Excelu, to wyobraź sobie jak wygodne byłoby zarządzanie wszystkimi danymi z poziomu głównego systemu, w którym możesz kontynuować rekrutację, zadbać o nagrodzenie polecającego, a potem nawet onboarding nowego członka zespołu.
Zwróć jednak uwagę nie tylko na zalety modułu poleceń dla pracowników HR. Formularz, jaki będą wypełniać Twoi pracownicy, też musi być prosty, wygodny i przede wszystkim szybki. Inaczej zapracowani koledzy i koleżanki mogą się zrazić i stwierdzić, że aż tak im na przekazaniu polecenia nie zależy…
Skrojony na miarę
Jeśli liczysz na odnalezienie wśród osób z branży jednego perfekcyjnego systemu rekrutacyjnego, to pamiętaj, że nie tędy droga. Nie ma jednego systemu, który będzie idealnie dostosowany do wszystkich firm. Dlatego tak ważne jest to, by wybrać świetny system, który dodatkowo można dopasować do indywidualnych potrzeb Twojej firmy. Zwróć uwagę, że nie wszystkie opcje na rynku oferują takie elastyczne podejście.
Kluczowym i absolutnie podstawowym zagadnieniem jest możliwość interakcji nowego systemu ATS z technologiami, które już funkcjonują w firmie. Równie ważna jest tzw. customizacja, czyli dostosowanie systemu do potrzeb i preferencji poszczególnych firm i użytkowników. Dobry system pozwala Ci na tworzenie i edytowanie dashboardów i ustawień idealnie dopasowanych do Ciebie. Dzięki temu możesz skonfigurować system tak, by przykładowo już na pierwszy rzut oka widzieć kluczowe dla Ciebie elementy, szybko generować interesujące Cię raporty czy zmieniać domyślne filtrowanie kandydatów lub innych elementów w bazach danych. Dzięki temu ułatwiasz sobie codzienne obowiązki, skracasz czas pozyskania potrzebnych Ci wiadomości i sprawiasz, że Twoja praca staje się bardziej efektywna.
Wybierz dopasowany ATS
Podsumowując trendy w systemach ATS, zdecydowanie powinieneś oczekiwać poniższych funkcji i udogodnień od systemu rekrutacyjnego w Twojej organizacji:
- więcej niż rekrutacja – kompleksowa ścieżka od zrekrutowania kandydata przez wdrożenie w procesie onboardingu aż po moduł outplacementowy;
- wygodny program poleceń pracowniczych, budujący bazę własną firmy;
- prosty i intuicyjny interfejs, z którym bez problemu poradzą sobie hiring managerowie niezależnie od stopnia zaawansowania i wiedzy z zakresu IT;
- możliwość personalizacji i dostosowania systemu do indywidualnych potrzeb organizacji.
Wszystkie te zalety znajdziesz w wiodącym na polskim rynku systemie do rekrutacji HRlink.pl. To kompleksowe i stale rozwijane narzędzie, które efektywnie wspiera rekruterów od etapu docierania do kandydatów aż po wdrożenie nowozatrudnionych pracowników. Sprawdź, kto już jest naszym klientem i umów się na konsultację z naszym doradcą, który podpowie jak rozwiązać Twoje wyzwania rekrutacyjne z naszymi rozwiązaniami.
