Odpowiednio zaprojektowana a następnie prowadzona baza kandydatów może być jednym z efektywniejszych sposobów prowadzenia kolejnych rekrutacji. Odpowiednio przygotowana ułatwia znalezienie odpowiednich kandydatów i przede wszystkim buduje dostępny talent pool
- Jak zbudować wewnętrzną bazę do przyszłych rekrutacji?
- W jaki sposób opisywać kandydatów, aby potem móc ich szybko odszukać?
- O czym pamiętać budując własną bazę kandydatów?
Podobnie jak handlowiec buduje bazę potencjalnych klientów, tak samo pracodawca prowadzący chociażby kilka projektów rekrutacyjnych w skali roku powinien prowadzić bazę kandydatów. Znacząco skraca również sam proces dotarcia do oczekiwanych kwalifikacji. Z obserwacji na rynku wynika, że nadal małe grono rekruterów kładzie nacisk na własną bazę i buduje w przemyślany sposób ten najcenniejszy zasób. Funkcjonalna i dobrze zarządzana baza kandydatów jest skarbnicą wiedzy o kandydatach, zbiera najważniejsze informacje o obecnych i przeszłych procesach rekrutacyjnych. Jeśli jest wzbogacona o stosowne zgody kandydatów, jest także wartościowym źródłem kandydatów w przyszłych rekrutacjach. Dobra baza powinna być aktualna, dobrze opisana i przede wszystkim bezpieczna.
Dlaczego warto postawić na własną bazę?
Po zakończonym procesie rekrutacji, osoby które się nie zakwalifikowały nadal mogą być rozpatrywane w kolejnych projektach. Często w ramach jednej firmy szukamy osób z podobnymi kwalifikacjami, bądź dla wielu różnych klientów w podobnej branży.
Nie możemy też wykluczyć, iż dane CV przesłane w ramach konkretnego stanowiska, okaże się idealnie dopasowane do profilu pożądanego pracownika w kontekście innego etatu. Przy dostępie do gotowego katalogu może się okazać, że zupełnie nie ma potrzeby tworzenia nowego ogłoszenia rekrutacyjnego. Może się to nam oszczędzić czas i pieniądze wydane na publikację ogłoszeń i selekcję. W rzeczywistości pandemicznej, również zestaw konkretnych kompetencji może być odpowiedni dla wielu różnych stanowisk, mówimy tutaj między innymi o przebranżowieniu.
Dodatkowo z perspektywy rekrutera miejsce, które sam stworzył i dobrze opisał, stanowi kluczowe narzędzie do szybkiego i trafnego wyboru potencjalnych kandydatów oraz selekcji. Łatwiej przecież przeglądać własne zasoby, aniżeli zewnętrzne bazy, gdzie każda posiada inne algorytmy, czy jest inaczej zbudowana.
Jak powinna wyglądać własna baza kandydatów?
Kończy się era papierowych CV oraz plików z aplikacjami umieszczonych w folderach czy na skrzynce mailowej. To rozwiązania bardzo czasochłonne i przede wszystkim niosące ryzyko niewłaściwego przetwarzania danych osobowych zgodnie z RODO. Warto skorzystać zatem z narzędzi informatycznych i nowoczesnych technologii, które umożliwiają zebranie informacji w jednej wspólnej bazie.
Pamiętaj, że aplikacje naszych kandydatów powinny znaleźć się w jednym miejscu. Szukamy takiego rozwiązania, najlepiej systemu ATS jak np. HRlink, w którym wszystkie nasze projekty prowadzone przez wszystkich rekruterów, są w jednym narzędziu oraz nasi kandydaci, bez względu na źródło ich pozyskania też tam są.
Funkcjonalna baza powinna być dostępna dla wszystkich osób zaangażowanych w proces rekrutacji. Mam tu na myśli nie tylko rekruterów, ale również managerów zatrudniających, czyli tzw. hiring managerów. Przecież to właśnie Ci drudzy najczęściej podejmują decyzję, kogo zaprosić na rozmowę kwalifikacyjną. Oczywiście oprócz samego dostępu, ważne są takie wspólne działania takie jak: ocena aplikacji, historia kandydata w różnych procesach, komunikacja z kandydatami zapisana w systemie, notatki, czy możliwość wysyłania kart kandydatów do managerów zatrudniających.
Liczy się użyteczność bazy kandydatów
Nasza baza powinna być przejrzysta i prosta. Bez problemu powinniśmy ograniczyć grono poszukiwanych osób pod kątem:
- branży,
- lokalizacji,
- oczekiwanych zarobków,
- konkretnych kwalifikacji
- i umiejętności itp.
Dodatkowo możemy budować naszą bazę uwzględniając:
- moment zaaplikowania (aktualność profilu)
- czy dyspozycyjności kandydata (gotowy do pracy od zaraz, w pełnym wymiarze, otwarty na pracę w nadgodzinach itp.).
Ważnym aspektem są również własne notatki, sporządzone po rekrutacji, mogące zawierać bardzo istotne informacje o kandydacie i warunkujące jego udział w kolejnych projektach. To tylko kwestia ustalenia odpowiednich tagów i opisów, po których później rekruter bądź zespół rekruterów może przeszukiwać dostępne zasoby.
Szybko i przyjaźnie na każdym etapie
Kiedy mamy już wyselekcjonowanych kandydatów, niezwykle ważny jest proces przeglądania aplikacji. Dostęp do CV, danych z formularza aplikacyjnego, opinii managera zatrudniającego czy historii kontaktu z daną osobą powinny być możliwe za jednym kliknięciem. Wszystko w jednym miejscu, prosto i przejrzyście. Te elementy stanowią o efektywności naszej pracy i wyeliminowaniu tzw. „zjadaczy czasu”.
Jeśli mowa o oszczędności czasu, to w bazie:
- nie może zabraknąć możliwości szybkiego kontaktu (mailowego, sms-owego)
- oraz miejsca, na rejestr form kontaktu z naszą firmą.
Sprawdza się to zarówno w przypadku, gdy kilku rekruterów korzysta z jednej bazy i może szybko sprawdzić kiedy, kto i po co kontaktował się z konkretną osobą, jak również w przypadku, gdy mamy kandydatów, których zapraszamy do krótkoterminowych projektów, pracy tymczasowej czy po prostu cyklicznie zatrudniamy u różnych pracodawców.
RODO a Twoja baza kandydatów
Kolejnym bardzo ważnym elementem bazy jest jej bezpieczeństwo. Nie jest możliwe efektywne i zgodne z RODO budowanie bazy na mailu. W przypadku kontroli z UODO musisz udowodnić, że:
- kandydaci zapoznali się z klauzulą informacyjną wskazującą administratora danych osobowych,
- a Ty masz zgodę na zachowanie aplikacji na kolejne rekrutacje
- oraz kto kiedy w jakim zakresie miał dostęp do danych.
Trzymanie aplikacji na dysku grozi ryzykiem utraty danych w przypadku kradzieży, awarii, ataku hakerskiego. Dlatego warto skorzystać z zewnętrznych narzędzi, aby mieć pewność, że wszystko co robię z danymi osobowymi jest zgodne z prawem i nie wymaga dodatkowej pracy rekrutera.
Jak dbać o bazę kandydatów?
Przede wszystkim sumiennie i konsekwentnie ją prowadzić.
- Aktualizowanie bazy,
- wprowadzanie informacji o kandydatach na bieżąco
to podstawa. Zaniedbanie czy odkładanie tego na później poskutkuje tylko tym, że inni rekruterzy nie zobaczą w porę wszystkich dostępnych zasobów, a Wam nazbiera się mnóstwo zaległości. Koniecznie też dbajmy o porządek, w czym pomocne są:
- tagi,
- notatki
- i jeden wspólny dla wszystkich system „opisywania” kandydatów
Twoja baza kandydatów: to się opłaca!
Niezależnie od tego, czy reprezentujesz agencję rekrutacyjną, czy rekrutujesz na własne potrzeby posiadanie dużej, uporządkowanej i aktualnej bazy kandydatów stanie się w przyszłości warunkiem skutecznej rekrutacji. Rozważając projekt własnej bazy kandydatów powinniśmy myśleć o niej jak o naszej społeczności, sieci, w której kontakt z kandydatem jest łatwy i stały. W końcu rekruter pomaga kandydatom w znalezieniu odpowiedniego miejsca pracy, może być ich doradcą i partnerem przez wiele lat kariery zawodowej oraz być świadkiem kilku zmian pracy danej osoby.
Budujmy relację z naszymi kandydatami i zadbajmy o to, by nasza praca skupiała się na tym co najistotniejsze, czyli wsparciu w odpowiednim połączeniu danej osoby z miejscem pracy, eliminując czasochłonne i nieefektywne działa po drodze. Dla mnie osobiście własna baza to jedno z najcenniejszych narzędzi do pracy i jeden ze zbiorów odzwierciedlających relacje z kandydatami na rynku.
Szukasz inspiracji związanych z rekrutacją? Zajrzyj także na blog HR Goldenline.
